Система хранения документов: Система хранения документов бухгалтерского учета, архивное хранение дел нотариуса, организация оперативного хранения архива документации

Содержание

Системы хранения документов

Хранить документы компании, которые образовались в процессе ее деятельности, можно несколькими способами: в специализированных архивных организациях или непосредственно в офисе, путем создания собственного архива.

Комплектованием архива предприятий, в зависимости от масштабов их деятельности, могут заниматься обычные сотрудники или специальные – руководители архива, архивариусы. В идеале для размещения архива необходимо выбрать отдельное помещение, оборудованное дверьми с высокой технической укрепленностью, замками повышенной секретности или СКУД. Кроме этого, эти комнаты должны быть удалены от опасных объектов, воды и солнечного света.

Средства хранения документов

Для хранения архивных документов используют современное оборудование:

  • офисные сейфы – бывают модели различных размеров и конфигураций, отдельно стоящие или встроенные. В сейфах удобно хранить бухгалтерскую документацию компании, архивы, печати. Офисные сейфы имеют высокопрочный корпус, оснащены надежной системой запирания и имеют презентабельный вид. Выбор сейфов производится в зависимости от условий хранения и количества документов;
  • архивные стеллажи – могут быть передвижными (мобильными) и стационарными. Зачастую стеллажи представляют собой надежную конструкцию, выполненную из металла. Они имеют небольшой вес, но отличаются высокой грузоподъемностью. Кроме того, стеллажи могут быть разобраны и собраны снова, а их параметры (высота и количество полок) варьируются в зависимости от потребностей;
  • металлические архивные шкафы – изготавливаются из стальных листов, имеют различный размер и конфигурацию. Как правило, их оснащают съемными полками, надежным замком и удобными дверцами с плавным бесшумным ходом. Шкафы обеспечивают надежную защиту архивных документов.

Систематизировать и упорядочить документы для их дальнейшего хранения помогают особые приспособления:

  • классический архивный короб-модуль, который имеет жесткую конструкцию и оснащен возможностью опломбировки. Модель такого типа отлично подходит для хранения секретных бумаг, документов длительного и постоянного срока хранения;
  • папки –могут быть картонными или пластиковыми, с разделителями и без, с неограниченным количеством отделений, традиционной формы или в виде боксов. Обычно в таких папках хранят первичные учетные, банковские документы;
  • модули – представляют собой коробки с обычной крышкой, торцевым или фронтальным открытием. В них можно размещать документы временного или длительного срока хранения;
  • картотеки – бывают с разделителями или без, различного размера и конструкции. В них удобно хранить упорядоченные по номерам, хронологии или видам документы, к которым необходим постоянный доступ.

Выбирать технологию и оборудование для хранения документации нужно, руководствуясь объемами бумаг, габаритами архивного помещения, требованиями к безопасности, степенью доступа к документам.

Системы хранения документов в организации

Системы архивного хранения электронных документов позволяют организовать электронный архив в организации.


2017. IBM представила твердотельные системы хранения для когнитивных задач

IBM выпустила полностью построенные на базе флэш-памяти системы хранения данных DS8888F, нацеленные на бизнес-решения для аналитики больших данных для приложений когнитивных вычислений. Система хранения предназначена для сложных приложений, требующих высокой доступности, бесперебойной работы и высокой производительности в любой момент времени. IBM DS8888F предназначается для предсказательной аналитики, оптимизации в реальном времени, машинного обучения и когнитивных систем, обработки речи на естественном языке и видео. Для этого у нее имеется 2 ТБ DRAM и флэш-память емкостью от 6,4 ТБ до 1,22 ПБ.

2015. ОАО «РУСКОБАНК» оптимизирует работу с документами в СЭД ЭТЛАС

В начале 2015 года департаментом информационных технологий банка РУСКОБАНК была поставлена задача перевода архива документов в систему электронного документооборота Этлас. Главным преимуществом выбора в качестве новой системы хранения архивных документов именно СЭД Этлас есть наличие в ней полнофункционального архива документов с возможностью выстраивания любой структуры хранения. Система Этлас позволяет очень легко взаимодействовать с любыми информационными системами. В качестве шлюза такого взаимодействия используется модуль интеграции со сторонними приложениями, который позволяет автоматизировать импорт и экспорт документов с атрибутами карточки в формате XML, а также автоматизировать запуск пользовательских скриптов на сервере системы. В результате успешного выполнения данного проекта ОАО «РУСКОБАНК» получил экономию средств и упрощение работы сотрудников банка со всем массивом документов, за счет отказа от использования дополнительной системы хранения документов, передав ее задачи в СЭД ЭТЛАС.

2015. Cognitive Technologies разработала новую технологию долговременного хранения электронных документов

Компания Cognitive Technologies разработала новую технологию долговременного хранения электронных документов. Ее реализация, в частности, позволит гарантировать предприятию-заказчику устойчивый режим долговременного хранения документов даже в случае изменения программно-аппаратной среды. По словам руководителя департамента электронного документооборота Cognitive Technologies Ивана Тарханова, «проблема организации устойчивости хранения и сохранности электронных документов является одной из ключевых для заказчиков, при обсуждении возможностей перехода от зарубежных решений на отечественные. По нашим оценкам, разработка новой технологии позволит нам повысить число продаж решений в области электронного документооборота на 10-12%, особенно в сегменте крупных предприятий».


2012. EMC покупает сервис для синхронизации файлов Syncplicity

Dropbox для бизнеса продолжает свое победное шествие. Компания EMC, разработчик самой большой и серьезной системы управления корпоративным контентом Documentum, купила маленький сервис для синхронизации файлов между компьютерами и мобильными девайсами Syncplicity. Предполагается, что с помощью этого сервиса пользователи Documentum получат возможность работы с файлами, хранящимися в ECM системе, на мобильных устройствах. Интересно, что у EMC есть дочка — VMWare, которая усиленно разрабатывает собственный подобный сервис Project Octopus, но видимо, в EMC не могли больше ждать, т.к. вопрос срочный. Ведь главный конкурент на ECM рынке — компания Open Text еще в начале года запустила свой сервис для синхронизации файлов Tempo. Syncplicity — один из давних конкурентов DropBox. Хотя этот стартап не добился такой популярности, но зато он изначально предлагал версию для бизнеса и по мерам безопасности может дать фору DropBox.

2011. Folio Cloud — швейцарский банк для файлов в сети


Если вы до сих пор не пользовались облачными сервисами только из-за страха, что ваши данные попадут отечественным властям или американским спецслужбам, то вам стоит обратить внимание на сервис Folio Cloud, который теперь доступен и в России. Создатели Folio Cloud (австрийцы) позиционируют свой сервис, как швейцарский банк. Они сертифицировали Folio Cloud и свои европейские дата-центры по всевозможным стандартам безопасности, шифруют данные при передаче и хранении, а также прикрутили к сервису авторизацию по биометрическим данным, цифровым удостоверениями, SMS. Кроме того, они заявляют, что «Folio Cloud создан на основе программного обеспечения с открытым исходным кодом, a не на американских программных продуктах, поэтому госучреждения США не могут получить доступ к данным на основании US Patriot Act.» Что касается функциональности сервиса — то он напоминает Sharepoint или Box.net. ***

2010. ЭОС добавила документооборот в eDocLib

Компания ЭОС выпустила новую версию своей web-ориентированной ECM системы eDocLib 2.4. Это система, поддерживающая оперативную работу с информацией/знаниями и онлайн взаимодействие пользователей с сотрудниками и клиентами. Система позволяет управлять документами, бизнес-процессами, записями, знаниями, веб-контентом, коллективной работой, создавать интранет-порталы, искать информацию в корпоративных хранилищах.  В комплект поставки ECM-системы eDocLib 2.4 включена конфигурация, обеспечивающая автоматизацию документооборота —«eDocLib:Документооборот». Это решение поддерживает полный цикл управления документами: создание проекта документа, коллективное обсуждение, регистрацию документа, маршрутизацию, контроль исполнения, поиск, создание отчетов, списание в дело и уничтожение. Система поддерживает как полностью электронный документооборот, так и может использоваться для поддержки бумажного документооборота.

2008. Open Text оптимизирует хранение данных в системах SharePoint

Компания Open Text анонсировала новое решение под названием Open Text Storage Services for SharePoint. Этот решение позволит вынести часть контента за пределы базы данных Microsoft Office SharePoint Server 2007, а также проследить за тем, чтобы на сервере хранилось не более одной копии каждого документа.  Таким образом, Open Text Storage Services for SharePoint не только позволяет снизить затраты на хранение данных и повысить производительность инфраструктуры SharePoint, но и гарантирует соблюдение отраслевых и законодательных стандартов. К примеру, Open Text Storage Services for SharePoint позволит убедиться в том, что критически важные для бизнеса данные сохранены в нескольких экземплярах на нескольких физических носителях. Предлагаемое решение использует интерфейс Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 External BLOB Storage API и может похвастаться совместимостью с оборудованием от ведущих производителей, включая Hitachi Data Systems, StorageTek, Network Appliance, EMC, HP, IBM и Sun Microsystems.

2008. АйТи будет внедрять IBM FileNet в России и СНГ

Компания АйТи расширила портфель решений по управлению неструктурированной информацией и бизнес-процессами предприятия — компания займется созданием и сопровождением решений на базе FileNet на территории России и других стран СНГ. Специалисты “АйТи” утверждают, что платформа FileNet обеспечивает классификацию и долговременное хранение документов различных типов: текстовых файлов, сканов, сообщений электронной почты, голосовых сообщений, изображений, видеофрагментов и т. д. Она также позволяет оперативно предоставлять документы для обеспечения бизнес-процессов, контролировать выполнение корпоративных требований к документам: в частности, обеспечивать точность и непротиворечивость информации, соблюдать сроки хранения деловых бумаг и т. д.

2007. InfoWatch управляет процессами на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007

Решение, созданное Allware на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007, позволило объединить в единое целое информационные потоки нескольких параллельно работающих подразделений, обеспечив новый уровень прозрачности и координации совместной работы над большими проектами. В результате заказчику удалось сократить сроки разработки и оптимизировать качество создаваемых программных систем. Внедренная в InfoWatch система управления продуктами и коммерческими проектами предназначена для управления и контроля исполнения работ по разработке, внедрению и сопровождению программных продуктов InfoWatch и охватывает весь жизненный цикл создаваемых продуктов — от проектирования до технической поддержки. Система обеспечивает совместную работу сотрудников различных отделов и партнеров компании в процессе создания и внедрения программных продуктов у заказчика, предоставляет руководству компании удобные средства контроля за состоянием дел в любой момент времени, автоматизирует движение информации между подразделениями, дает возможность отслеживать контрольные точки выполнения этапов проектов и договорных обязательств, управляет загрузкой ресурсов компании. Кроме того, система включает единое хранилище для разнообразных документов, связанных с выполнением бизнес-процессов, и обеспечивает ведение истории по изменениям основных объектов (продукты, клиенты, партнеры, конкуренты, проекты, технические ресурсы).

2007. IBM начала развивать ECM-пакет FileNet

Выпущена новая версия ПО компании FileNet, купленной IBM в конце прошлого года. FileNet P8 4.0 — первое обновление корпоративного программного пакета для управления содержанием со времени покупки его разработчика. Пакет поддерживает ввод содержания, управление им и доступ к нему, а также сведение в единое хранилище информации со всего предприятия. Система автоматизирует управление архивами и облегчает контроль за соблюдением нормативных требований. Новым в данной версии стали основанная на J2EE система для работы с содержанием и сервисы интеграции содержания (content federation) для репозиториев сторонних производителей. Таким образом, функции поиска, классификации, хранения, обновления и удаления доступны в том числе для содержания, находящегося в хранилищах данных, разработанных другими поставщиками программного обеспечения. IBM также представила новый, в стиле Web 2.0, интерфейс для своего программного пакета Content Manager OnDemand. С его помощью пользователи могут через браузер получать доступ к содержанию, хранящемуся во всех ECM-пакетах, разработанных IBM.

Автоматизированные системы хранения документов | ИСТА Техника

Оформление документации на бумажных носителях — неотъемлемая часть деятельности каждого современного предприятия и организации. Статистические подсчёты показывают, что объёмы документации увеличиваются вдвое каждые 5 лет, затрудняя работу архива. Научно-технический прогресс не в состоянии полностью вытеснить бумажные документы, зато способен существенно упростить работу с ними.

Автоматизированные системы хранения документов ООО «ИСТА Техника» позволяют оптимизировать работу хранилищ, организовать эффективное использование пространства архивных помещений и ускорить поиск необходимых единиц хранения по запросу.

Комплектация системы

В состав автоматизированной системы хранения документов «ИСТА Техника» входят следующие компоненты:

  1. Мобильные архивные стеллажи — передвижные стеллажные группы, движущей силой которых является электрический привод. Обеспечивают компактное размещение единиц хранения, позволяя сэкономить до 70% полезной площади. Стеллажи плавно перемещаются по рельсовым направляющим, открывая необходимые проходы и полки.
  2. Система дистанционного управления мобильными группами. Мобильные стеллажи приводятся в движение при помощи сигнала, который архивариус посылает с персонального компьютера на рабочем месте. Связь между компонентами системы осуществляется при помощи программного обеспечения «Архивист-Стандарт» — уникальной разработки программистов компании «ИСТА Техника».

Использование программного обеспечения позволяет максимально разгрузить архивариуса и ускорить доступ к нужной документации, поскольку с помощью «Архивист-Стандарт» можно определить расположение нужного документа вплоть до места размещения на полке.


Мобильный архивный стеллаж

Использование мобильных групп стеллажей с электроприводами в составе автоматизированных систем хранения документов оптимально подходит для работы в архивах предприятий и организаций различных направлений деятельности.

Особую пользу применение мобильных архивных стеллажей приносит в оснащении хранилищ, которые работают в условиях постоянной востребованности единиц хранения и требований к ускоренному поиску нужной информации.

Автоматизированное хранение оптимально подходит для следующих организаций:

  • отделения и филиалы банков;
  • библиотеки;
  • регистратуры медучреждений;
  • архивы промышленных и торговых предприятий;
  • музейные хранилища;
  • архивы образовательных учреждений.

Архивное оборудование производства «ИСТА Техника»

Наша компания предлагает обширный ассортимент архивного оборудования различного назначения, особое место в котором отведено автоматизированным системам хранения документов. Собственные разработки компании в этой области не ограничиваются металлоконструкциями и механизмами.

Программное обеспечение «Архивист-Стандарт» позволяет архивариусу вести учёт и поиск необходимых единиц хранения непосредственно со своего рабочего места. Интуитивно понятный интерфейс и удобная система навигации сокращает затраты времени на определение местоположения нужного документа в 2-3 раза.

Чтобы купить архивные стеллажи, свяжитесь с нами одним из способов, указанных в разделе сайта «Контакты». Также консультации наших специалистов помогут решить возникшие вопросы в части комплектации, монтажа, доставки и настройки продукции.

Хранение документов дома: как хранить в порядке и где, в чем удобнее — на столе, в файлах для бумаг, идеи организации с фото, способы удобно и правильно систематизировать и организовать

  1. Почему порядок так важен
  2. Как организовать хранение документов дома
  3. Наводим порядок – осуществляем сортировку
  4. Систематизация
  5. Системы хранения документов дома
  6. Ящики для бумаг
  7. Папки для документов
  8. Коробки
  9. Органайзеры
  10. Сейфы
  11. Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи
  12. Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото
  13. Как лучше хранить документы дома: фото и видео
  14. Заключение

Со временем у нас накапливается все больше бумаг, деловых и личных, и рано или поздно, но возникает вопрос о том, где же их держать. Поэтому ниже мы всесторонне рассмотрим хранение документов дома: как его организовать, что при этом использовать, чему отдать предпочтение и так далее.


Почему порядок так важен

Даже сегодня, в век всеобщей компьютеризации, далеко не все данные содержатся в электронном виде. Паспорт – наиболее яркий пример физического носителя информации, а ведь есть еще заверенные подписями контракты, дарственные, сертификаты, завещания.

Для вышеперечисленного нужно найти место, причем максимально подходящее. Зачем? Сразу по нескольким причинам:

  • Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.

  • Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.

  • Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.

  • Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).

  • Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.

Причин хватает, и они весомые, но порядок не возникнет сам по себе, только из-за желания его создать, поэтому рассмотрим, как же его добиться.

Как организовать хранение документов дома


Есть сразу несколько эффективных решений: так, можно расставить папки по полкам, сложить их во вместительные короба или спрятать в запираемых на замки ящиках. Но в первую очередь следует разобраться, а все ли из накопившегося вам так уж необходимо, то есть:

1. Тщательно перебрать архив.

2. Без особенных сожалений выбросить то, что уже стало неактуальным.

3. Каталогизировать то, что осталось.

Вот увидите, уже после второго шага вы серьезно облегчите себе задачу. Потому что обнаружите, как то, что имело важное значение 10 лет назад, к сегодняшнему дню превратилось, грубо говоря, в мусор.

Обычно, при организации хранения документов дома, можно смело отправлять в корзину:

  • Чеки на те покупки, срок возврата которых уже давно истек.

  • Квитанции «старше» 3 лет – это их предельный возраст.

  • Уведомления от налоговых органов, сообщающие, что пора предоставлять отчетность.

  • Потерявшие актуальность инструкции или гарантийные талоны.

Хотя такие вещи, как контракты, могут сохранять свою юридическую силу на протяжении лет или послужить доказательством правоты в будущем, как письмо от приставов, с подтверждением неуплаты алиментов. Так что важно подойти к вопросу со всей ответственностью и внимательно просмотреть то, от чего собрались избавляться.

Наводим порядок – осуществляем сортировку


Она действительно необходима, чтобы обеспечить удобное хранение документов дома, способы ее выполнения могут быть разными, но все они основываются на выявлении и выбрасывании ненужного.

Эта процедура будет особенно полезна для излишне запасливых людей – для тех, кто когда-то взял за привычку откладывать буквально каждый чек, оказавшийся в их руках, не говоря уже о чем-то более серьезном. И в итоге накопил такой архив, что на поиск чего-то действительно важного, например, договора с провайдером или справки из ЖКХ, потребуются даже не минуты, а часы времени. Помните, бережливость не должна граничить с абсурдом.

Итак, что же делать? Выше мы уже определились, что нужно просмотреть все имеющиеся бумаги, буквально по одной, и безжалостно выбросить те из них, которые уже неактуальны. С другой стороны, необходимы идеи хранения документов, не имеющих срока давности, а есть и такие:

  • Свидетельства о рождении или вступлении в брак, завещания и прочее, связанное с семейными делами.

  • Подтверждения права владения машиной или недвижимостью.

  • Дипломы и аттестаты об образовании, трудовые книжки, пенсионные удостоверения.

  • Выписки и справки из больницы, заключения об обследовании; сюда же можно добавить и квитанции из частных медучреждений, но учтите, что их используют для оформления страховых выплат лишь в течение 2 лет с момента их получения.

  • Все, что заверено нотариально и имеет юридическую силу.

Гарантийные талоны даже на самые дорогие покупки обычно действительны 12 месяцев (если в них не указан более долгий срок), после чего от них стоит смело избавляться. С чеками на коммунальные услуги, а также помощь врача, адвоката, преподавателя немного другая история: они актуальны от 3 до 5 лет, но по истечении этого времени все равно должны отправляться в корзину.

Систематизация


Основа для хранения бумаг дома, согласно которой все документы нужно упорядочить, то есть разделить по категориям. И вот тут есть 3 подхода.

  1. Сортировка осуществляется по сфере применения. То есть паспорт и права держат в одной папке, медицинские справки – в другой, квитанции – в третьей. Это просто и эффективно, уже не запутаешься.

  2. У каждого члена семьи есть свой персональный ящик, в который человек может сложить все необходимое. Здесь каталогизация обычно выполняется для родителей, детей и даже домашних животных. Опять же, упрощает жизнь, но стоит учитывать, что в таком варианте у мамы с папой со временем может накопиться гораздо больше свидетельств и справок, чем у Шарика.

  3. Проводится классификация бумаг по частоте их использования. Они делятся на архивные «вечные» (фото, техпаспорт на квартиру), базовые, необходимость в которых возникает периодически (водительское удостоверение, медкарта, диплом), и текущие активные, воспользоваться ими придется в ближайшее время (квитанции, чеки).

Все перечисленные способы хранения документов могут подвергаться индивидуальным «доработкам» – в зависимости от конкретной ситуации. Но даже в своем базовом виде каждый из них полезен, так как существенно экономит время на поиск срочно понадобившейся справки или не дает свидетельству о рождении затеряться на антресолях.

Какому бы методу вы ни отдали предпочтение, необходимо помнить, что рабочие и личные бумаги стоит держать отдельно или как-то разделять между собой. В принципе, чем больше параметров сортировки, тем лучше, но в разумных пределах – важно не переборщить и рационально использовать имеющееся место, чтобы не было так, что в большом ящике лежит всего лишь одна маленькая выписка.

Системы хранения документов дома


Определяясь, куда сложить все необходимое, люди обычно выбирают банальные варианты: один человек остановится на верхних полках шкафа, другой – на выдвижном отделении комода. Есть и более оригинальные решения вроде отцовского чемодана-дипломата, антресоли или бабушкиной коробки из-под обуви.

И все они недостаточно хороши, ведь нет никакой классификации: медкарта соседствует с фотографиями детских лет, листы многостраничного договора смешиваются с личными письмами, и даже паспорт легко теряется под ворохом деловых заметок. В итоге, когда что-то понадобится, придется потратить минимум несколько драгоценных минут на поиски.

Путаница недопустима, поэтому мы расскажем, в чем хранить документы так, чтобы они не портились, так, чтобы это было действительно удобно. Популярных вариантов 5, и мы не только их перечислим, но и рассмотрим особенности, преимущества, недостатки каждого.

Ящики для бумаг


Существует огромное их разнообразие, и классифицируются они по целому ряду параметров:

  • По расположению – отдельностоящие и встроенные в мебель.

  • По исполнению – открытые или с крышкой, выдвижные, запираемые на замок.

  • По материалу изготовления – из металла, дерева, пластика, картона.

И это не считая богатства размеров – встречаются как миниатюрные, так и очень габаритные модели, – и даже широты дизайна.

По сути, это универсальная и даже классическая идея, как хранить документы, которую можно дополнить и улучшить. Ее плюс в том, что не составит труда подобрать вариант под любой бюджет. При этом листы, корешки, файлы будут неплохо защищены от внешних воздействий. Также можно установить в боксе разделители и не бояться того, что договоры смешаются с проектами, а водительское удостоверение попадет к снимкам прошлых лет. Минус в том, что пространство не всегда используется с максимальной рациональностью, ведь и сам ящик тоже нужно где-то размещать – либо встраивать в шкаф или стеллаж, либо складировать в личном кабинете, спальне или другом подходящем помещении.

Папки для документов


Это ответ на вопрос о том, как хранить файлы: для бумаги предусмотрены максимально простые варианты. И они же самые дешевые и, внимание, удобные с точки зрения каталогизации – сразу по нескольким причинам:

  • Занимают мало места сами по себе.

  • Бывают самых разных цветов, что дополнительно упрощает сортировку.

  • Без труда прячутся в бюро и шкафы, в кейсы и боксы.

  • Не дают листам мяться и растрепываться.

Есть сравнительно объемные их варианты, с твердыми обложками и солидным дизайном, и даже похожие на портфели модели. Выбор широк, но минус в том, что степень защиты от внешних воздействий у папок минимальная, да и любая из них все равно проигрывает ящику или другим конкурентам по вместительности.

Коробки


Вот еще один способ того, как удобно хранить документы дома в порядке: идеи в данном случае сводятся к тому, из какого материала бокс купить — из пластика или картона. Первый дороже стоит и тяжелее, но гораздо долговечнее и выдерживает больший вес, поэтому мы советуем остановиться именно на нем.

Дизайн может быть самым разным – как с уже предусмотренными разделителями, разбивающими свободное пространство на несколько отделов, так и без них (чтобы вы потом могли размещать их там, где хотите).

После этого можно будет рассортировать папки по выбранным коробкам, причем их нужно будет именно ставить, а не класть – сразу по двум причинам:

  • Вертикально их войдет больше (полезный объем используется рациональнее).

  • Стопка не очень практична, потому что верхние ее предметы будут давить на нижние.

Органайзеры


А вот ответ на вопрос о том, как систематизировать документы дома, по крайней мере, те из них, которыми вы будете пользоваться регулярно, допустим, работая вечерами в своем кабинете.

Популярных вариантов его исполнения сразу несколько:

  • Доска, с ящичками, ячейками, кармашками, крючками – удобная для стикеров, чеков, снимков и вообще для множества разных мелочей. Сама она может быть магнитной (что делает ее еще практичнее, но дороже) или обычной пробковой. Единственный недостаток – может занимать много места на стене.

  • Подвесная модель типа корзины, снабженная несколькими отделениями: в первое вы сможете вставить папки с архивными делами, во втором – оставить тот договор, над которым трудитесь прямо сейчас, в третьем – сертификаты и так далее. Хороша с точки зрения сортировки, но компактность является ее относительным минусом.

  • Ящик, но уже декоративно оформленный и уже имеющий несколько встроенных разделителей – делает возможным хранение документов на столе, естественно, не всех, а только тех, что у вас в работе. Степлеры, печати и другие небольшие предметы в нем вы тоже расположите без труда, но размеры такого вместилища серьезно ограничены – это вариант для самого нужного.

Какой бы модели вы ни отдали предпочтение, на первое место всегда выйдет комфорт. Это решение для регулярно используемых деловых бумаг, которые важно не смешивать между собой. При правильном подходе найти любую из них на доске, в подвесной корзине или боксе можно будет за считаные секунды, быстрее всего. Правда, при этом они сравнительно плохо защищены от внешних воздействий и посторонних взглядов.

Сейфы


А это уже ответ на то, как правильно хранить документы дома, если они обладают практической ценностью или являются предметами коммерческой тайны. Несгораемые ящики или шкафы с хорошими замками будут самыми надежными решениями. Их преимущества очевидны – они:

  • Уберегают файлы от огня или влаги.

  • Не дают злоумышленникам завладеть дорогим (или просто важным) имуществом.

  • Позволяют спрятать проекты и контракты от любопытных глаз.

При этом они традиционно объемны – в них не проблема уместить большое количество папок или даже портфелей. Минусом же является их большой вес и дороговизна, хотя последний недостаток относительный: за годы использования любой отличный сейф стократ себя окупит – хотя бы тем спокойствием, которое он подарит своему владельцу.

Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи


Отсканируйте паспорта всех членов семьи, а также свидетельства о рождении или о вступлении в брак. Тогда, в случае утери или порчи чего-то из этого списка, потерю можно будет сравнительно быстро восстановить по существующей копии. А после добавьте их в облачное хранилище Гугла или Яндекса и отдельно сбросьте на флешку – чтобы у вас было сразу два источника для восстановления.

Сложите в один из органайзеров гарантийные талоны и инструкции ко всей бытовой технике. Если какими-то из них вы не пользуетесь, отсканируйте их, спрячьте физические носители подальше и смело выбрасывайте, когда пройдет 12 месяцев с момента их выдачи.

А как вы храните документы дома? Наверняка некоторые из них можно перевести в электронный вид, и это будет сразу в нескольких смыслах практичное решение:

  • Какие угодно брошюры и листы достаточно комфортно читать с монитора, тем более что их в любой момент можно увеличить или уменьшить по желанию;

  • Маленький файл MS Word или Excel успешно заменяет собой целый ворох каталогов с теми же строительными или декоративными материалами, и необходимую информацию в нем вы найдете гораздо быстрее.

Кстати, большинство инструкций на все модели бытовой техники и так уже лежат в интернете – на сайтах ее производителей – остается лишь скачать нужную, даже сканировать ничего не потребуется.

Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото


Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:

  • Сортер.

  • Канцелярские конверты.

  • Вертикальные лотки.

  • Стойки.

  • Портфели.

  • Запираемые на замки кейсы.

Для своего же комфорта стоит соблюдать следующие правила:

1. Чем реже пользуетесь бумагами, тем дальше их ставьте.

2. Основные группы должны быть собраны по самым крупным папкам (боксам и так далее).

3. Помните о размерах и экономии пространства – мелкие вещи держите вместе по несколько штук.

4. Чем больше файлов переведете в электронный вид, тем лучше.

5. Регулярно проводите ревизию своего архива и убирайте оттуда то, что потеряло актуальность.

Как лучше хранить документы дома: фото и видео


Надеемся, что запечатленные на снимках решения и познавательные тематические ролики помогут вам определиться.

Заключение

Деловые и личные бумаги имеют свойство накапливаться: кажется, что нужна каждая из них, выбрасывать жалко, вот их количество и растет. Поэтому рано или поздно их потребуется упорядочить и начать содержать в подходящих для этого условиях – так, чтобы они не портились, и на поиски срочно понадобившегося паспорта, контракта, дела уходило минимум времени и сил. Предлагаем сделать это сейчас, и уже постарались облегчить вам сортировку.


Мы подробно рассказали, как и где можно хранить домашние документы, а теперь предлагаем самые надежные решения для них – сейфы. Огромный выбор несгораемых шкафов и ящиков – современных, надежных, вместительных – вы найдете в каталоге Хардсейф, обращайтесь.



Создание электронного архива документов

Базовая

Классическая

Мультимедийная

Распределенная

Базовая

Преимуществом базовой схемы хранилищ является простота. Данная схема предполагает хранения всех документов в хранилище SQL-сервера и оправдывает себя до момента накопления критического объема документов.

Решение рекомендуется как начальный уровень и может быть расширено до описанных ниже систем хранилищ.

Классическая

Данная схема предусматривает наличие в системе двух хранилищ: оперативного на базе SQL-сервера и архивного файлового хранилища.

Такое решение позволяет работать со стандартными документами объемом до 100 Мб и обеспечивает высокую скорость работы с документами, находящимися в оперативном обороте, при низкой стоимости хранения и практически неограниченном объеме архива документов.

Мультимедийная

Необходимость работы с документами большого объема (видео, графикой, картами, чертежами и т.д.) диктует свои требования к хранилищу документов. В частности, необходима возможность потокового доступа к данным, т.е. возможность работы только с частью документа, не считывая его целиком.

Данная схема включает в себя 4 хранилища: оперативное на SQL-сервере и соответствующее ему архивное файловое хранилище для работы с документами небольшого объема и не требующими потокового доступа, и оперативное и архивное файловые хранилища для документов объемом более 100 Мб.

Такое решение позволяет оперативно работать с документами любого объема, долговременно хранить архивные документы и иметь возможность доступа к ним.

Распределенная

При большом объеме данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае нагрузка может быть перераспределена между несколькими файл-серверами и сервером базы данных.

Распределение документов по нескольким хранилищам позволит сбалансировать нагрузку на сервера, сеть, увеличить максимальный объем хранимых данных, повысить отказоустойчивость системы в целом и снизить стоимость хранения.

Политики миграции документов в электронный архив документов

Применение тех или иных схем позволяет построить масштабируемое решение по управлению электронными документами организации, когда для документов нужного типа выделяется соответствующее им хранилище. Однако гибкость Directum File Storage Services проявляется не только в этом.

Для документов может быть настроена гибкая схема миграции между хранилищами.

При создании документа он размещается в хранилище по умолчанию этого вида документов (например, отчеты располагаются в файловом хранилище, видео-ролики — в хранилище медиаданных, а проекты договоров — в хранилище SQL-сервера). Для видов документов настраивается также и время нахождения документа в оперативном доступе; если документ не менялся (или не просматривался) в течение определенного периода, он переносится в архив.

Взаимное соответствие оперативных и архивных хранилищ задается при создании хранилища и может быть изменено.

За время своей жизни документ может быть вручную перемещен в другое хранилище — как в оперативное, так и в архивное. Использование workflow позволяет регламентировать этот процесс. Например, заявление сотрудника после согласования и подписания помещается в архив.

Преимущества электронного архива документов Directum

За счет использования Directum File Storage Services различным по требованиям хранения контентом можно управлять из единой системы. Благодаря этому отпадает необходимость использования дополнительных средств для архивного хранения документов, для хранения документов большого объема и т.д.

Уменьшение объема оперативных данных и времени восстановления системы после сбоя позволяет повысить масштабируемость системы, т.е. увеличение общего объема корпоративных данных со временем не приведет к снижению скорости работы системы.

Как следствие, снижается совокупная стоимость владения системой, что важно для организации любого масштаба.

Эффективные хранилища

Службы электронного архива документов управляют хранилищами электронных документов Directum, предоставляя возможности создания в организации гибкого и масштабируемого электронного архива для различных видов контента.

Эффект от использования хранилищ системы Directum почувствуют любые организации независимо от их размеров:

  1. Малые организации:
    • снижение стоимости оборудования за счет замедления темпов роста базы данных и вынесения части электронных документов на менее мощные файловые сервера или даже рабочие станции.
  2. Средние организации:
    • накопление и эффективное управление корпоративной информацией;
    • комфортная работа постоянно возрастающего числа пользователей.
  3. Крупные организации:
    • практически неограниченный объем хранимых данных;
    • высокая отказоустойчивость системы;
    • автоматизация большого количества прикладных задач.

Каждый сотрудник организации получает преимущества от использования электронного архива документов в своей работе:

  1. Все пользователи. Получают возможность работы с разными видами контента в единой среде:
    • получают оперативный доступ к регламентирующим и организационным документам;
    • могут хранить медиаданные (видео, фотоархивы, рекламные и картографические материалы и т.д.) и прочие документы объемом более 100 Мб при приемлемом уровне оперативности доступа к ним;
    • получают возможность перевода документов в архивное хранение и имеют доступ к документам электронного архива;
    • получают повышение быстродействия работы системы за счет снижения нагрузки на SQL-сервер.
  2. Руководители. Ресурсы должны использоваться эффективно:
    • стоимость хранения данных должна быть минимальной, электронные архивы документов могут располагаться в более дешевых хранилищах;
    • распределенная система хранилищ более отказоустойчива и значительно лучше справляется с задачей обеспечения непрерывности бизнеса.
  3. Администраторы. Администрирование нескольких отдельных хранилищ более эффективно, чем администрирование одного огромного хранилища:
    • вероятность одновременной потери всех документов (т.е. выхода из строя всех хранилищ) снижается;
    • восстановление вышедших из строя хранилищ занимает меньше времени, чем восстановление всей системы;
    • уменьшение объема базы данных SQL-сервера упрощает ее администрирование, — а это наиболее важная часть системы.
  4. Специалисты по безопасности Можно более надежно защищать данные:
    • конфиденциальные данные можно перенести в особо защищенные хранилища и закрыть к ним доступ даже для администраторов;
    • конфиденциальные данные можно шифровать средствами операционной системы.
  5. Разработчики. Широкие возможности для автоматизации задач бизнеса:
    • возможность автоматизации процессов, связанных с необходимостью хранения документов большого размера;
    • простота разработки, независимо от количества хранилищ.

Долговременный архив

С помощью файловых хранилищ и решения «Долговременный архив» можно организовать единый архив бумажных и электронных документов организации, работающий по правилам российского архивного делопроизводства. При этом на протяжении всего срока хранения электронных документов поддерживается их юридическая сила.

Решение позволяет снизить нагрузку на оперативные хранилища компании, упрощает и ускоряет работу архивистов и делопроизводителей за счет автоматизации рутинных операций. «Долговременный архив» взаимодействует с информационными системами любого класса (ECM, ERP и т.д.) — в результате все документы компании хранятся в единой системе по установленным правилам.

Архивное хранение документов с ЭДО и без, или при чем тут автоматизация

Упорядочивая хаос: подводные камни архивного хранения документов

Избежать хаоса в крупном архиве можно, но сложно. Для хранения архивных документов требуются люди и, что самое печальное, время. Много людей — больше хаоса, ибо человеческий фактор непредсказуем. Мало людей — больше времени уйдет на организацию архивного хранения документов. И даже если регламенты соблюдены и формирование дел выполнено по правилам, какой-нибудь вопрос застает службу или человека, отвечающего за архив, врасплох. Вот несколько таких вопросов:

  • А где лежат акты, закрытые в мае позапрошлого года? Срочно нужны все из них по контрагенту такому-то!
  • Кто последний брал вот этот документ? Кого бить за износ бумаги?
  • Сколько времени и сил нам нужно, чтобы предоставить налоговой все, что она просит? У нас вообще все это есть?

Бывают вопросы и позаковыристей, и почудесатей, что только не случается в мире бизнеса, Вам ли не знать. Система хранения архива, существующая исключительно на бумаге или, еще хуже, в головах избранных сотрудников, таких экзаменов может и не выдержать.

Практика показывает: какими бы ответственными ни были руководители и сотрудники, как бы бережно компания ни относилась к архиву, все равно хранение архивных документов без фиксированной системы управления ими рано или поздно привносит долю хаоса в производственный процесс.

Сложность вносит и непростая навигация. Ориентироваться в таком физическом архиве нужно мастерски. Получается, что для поиска нужен человек, знающий архив, как свои пять пальцев. А он не всегда доступен, у него может быть высокая загрузка, наконец, такого человека может не быть вообще. Поиск документов постепенно ассоциируется у сотрудников с нервами, паникой и стрессом.

А сколько денег потеряли компании даже за последние пару лет, положившись на канцелярские книги, записи и вечную память сотрудников! Не перечесть. А сколько еще могли бы сэкономить…

Наконец, бумажный архив крайне легко потерять. И даже если не вспоминать страшные истории про пожары в архивах, следует помнить о том, как недолговечна и тонка бумага, как непостоянны чернила и типографская краска. Бумага иногда может пропасть изумительно незаметно. Без системы управления узнать, кто ее видел последней, кто держал в руках, кто и для кого делал копии, бывает невозможно.

Нет, мы не говорим, что бумажный архив не нужен. Нужен! Часто — необходим и незаменим! Просто стоит подумать, как избежать или хотя бы минимизировать озвученные риски.

Требования к архивному хранению: долгожители среди документов

Пожалуй, все начинается с требований «свыше». Любое хранение документов в архиве организации подчиняется узаконенным и опубликованным перечням, регламентам и приказам. Вот основные из них:

  • Закон «об архивном деле», действительный с 2004 года.
  • Приказ №558 об архивных документах, одобренный в 2010 году.
  • Приказ №105, одобренный Министерством финансов.

Есть и другие. Некоторые мы упомянем ниже.

Для иллюстрации специфики законодательства в архивном деле возьмем сроки хранения архивных документов в организации. Самое простое — хранить все документы по 10 лет, не прогадаете, только замучаетесь обеспечивать такой архив необходимыми ресурсами.

Для определения сроков хранения созданы специальные типовые и ведомственные перечни архивных документов для разных типов организаций. Разработаны специальные сервисы, благодаря которым можно быстро посмотреть требования законодательства относительно того или иного документа. Использовать их хорошо, но еще лучше, когда такая информация вшита в систему хранения архива в электронном виде.

Кстати, есть документы — главным образом бухгалтерские — которые должны храниться и 10 лет, и 50, и 75, и больше, и даже которые вообще нельзя уничтожать. Так что будьте внимательны! Сроки хранения и прочие требования к разным видам документов указаны также в специфических отраслевых законах — например, в Законе «О ведении бухгалтерского учета», «Об акционерных обществах» и «Об ООО». В каком порядке и сколько хранить документы указано и в Постановлении №-03-33пс.

Особые требования есть и к помещению, где располагается архив. Они направлены на минимизирование рисков утери архива из-за пожара, разрушений, плесени и т. п. Если архив большой, придется позаботится о наличии помещений и для временных документов, и для тех, что постоянно используются, и для хранилища, и для работы сотрудников архива.

Описаны требования к световому, температурно-влажностному, санитарно-гигиеническому и охранному режиму. Например, показатели влажности нужно контролировать два раза в неделю, раз в год убирать пыль на всех полках, а документы желательно располагать в северной части здания и изолировать от дневного света.

В общем, хранение документов в собственном архиве организации — дело хлопотное, но необходимое. Как же автоматизация может сократить количество хлопот?

Хранение документов: возможности организации электронной системы управления архивом

И здесь мы плавно переходим к операциям, которые нам предстоит проделывать с документами в процессе архивного хранения. Да, с помощью системы автоматизации мы не улучшим условия хранения. Но зато можем существенно упростить организацию!

Вот — простая наглядная таблица, показывающая, как выглядит одна и та же операция с автоматизацией и без, независимо от того, электронный у вас архив или классический, бумажный.

Нет системы автоматизации документооборота Есть система автоматизации документооборота
Передача документов на архивное хранение Сотрудники архива разрабатывают график сдачи документов и согласовывают его с руководителем подразделений и компании. И даже если забыть о цепочке согласований, то создание графика без средств автоматизации само по себе требует большого времени. А теперь добавим к этому напоминания сотрудникам о необходимости сдать бумаги в архив и умножим на масштаб компании. Система сама напоминает сотрудникам о наступлении срока передачи документа в архив. В пару кликов можно посмотреть, какие документы сейчас в архиве, какие на руках у сотрудников или контрагентов, когда будут сданы, какие просрочены, сколько будет возвращено или прибудет в следующем месяце и т. п.

Однократная регистрация документа — один из принципов электронного документооборота — позволяет однозначно идентифицировать документ и исключает в дальнейшем ошибки и потери.

Оформление дел Сотрудники формируют дела, соблюдая требования закона. Например, в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих. Документы постоянного хранения и временных сроков группируются отдельно, документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики в дело не помещаются. В процессе люди ошибаются, работу требуется проверять и согласовывать.

Дело печатается, переплетается, создается обложка, внутренняя опись и лист-заверитель. Все это нужно вбивать вручную, и при большом объеме такая работа занимает значительное время. Ошибки, опять же, не исключены.

Уже при занесении документов в базу мы можем указать, в какое дело они будут помещены после исполнения. Можем поместить вручную. В два-три клика мы переносим документы из одного дела в другое. При попытке «подшить» в дело неподходящий документ система оповестит об этом. Программа самостоятельно предлагает подходящие для сохранения конкретного документа дела. А в «карточке» дела мы указываем, где физически в архиве оно находится: на каком стеллаже, в какой полке. Это чтобы потом за 2–3 секунды узнать, где искать нужную бумагу. Обложка и все листы дела, создающиеся в процессе формирования, в системе можно сделать и распечатать по шаблону за несколько секунд.
Подготовка к архивному хранению Структурное подразделение и сотрудники архива проверяют правильность формирования дела, его оформления и соответствие количества бумаг, включенных в опись, номенклатуре дел. Проверка занимает время. Многие данные подставляются автоматически и являются уже проверенной информацией. При нехватке документов и расхождении с номенклатурой система не даст провести дело и уведомит о нарушении.

При передаче дел в программе электронного документооборота — например, в «1С:Документооборот» — можно составить опись и печатную форму, посмотреть, какие дела в данный момент открыты, какие считаются исполненными или уже переданы в архив.

Выдача документа из архива За время курсирования документа по рукам отметки в журнале передачи часто пропускаются, бумаги теряются, при срочном требовании не всегда понятно, где они. Бывает трудно установить, отправлялась ли уже конкретная бумага в конкретную организацию, сколько копий бумаги было сделано и у кого они находятся. Журнал передачи оформляется в электронном виде и используется для контроля возврата выданных дел. Мы сразу видим, какой документ кому передан, когда срок возврата или когда документ возвращен, сколько копий сделано. Журнал передачи можно распечатать. По шаблону, в несколько кликов, можно создать карту-заместитель дела.
Уничтожение дел Экспертная комиссия вручную отбирает дела, которые по сроку подлежат уничтожению. На эти дела комиссия составляет акт, он отправляется на согласование к руководству. Процесс часто занимает много времени, а единичные ошибки даже при грамотном подходе все равно не исключены. Процедура проходит в системе электронного документооборота, которая не позволит поставить на уничтожение дела с не истекшим сроком хранения. Возможность ошибки ничтожна. Процедура согласования регламентирована и контролируется программой.
Поиск документа Обычно чтобы найти документ, нужно знать номер дела, его содержание, ответственных за него людей, либо просматривать все дела за нужный отрезок времени. Если дело потерялось, поиск его в большом архиве становится почти равнозначным поиску иголки в стоге сена. Поиск документа возможен даже при знании минимума информации о нем. Например, в строке поиска можно ввести слова, которые встречаются в содержании дела. Можно делать выборку за конкретный отрезок времени, с дополнительными фильтрами по ответственным, статусам дел, наличии документов и т. п. Если даже в итоге поиска выводится не один, а несколько документов, отобрать из списка не так сложно. В электронной карточке каждого дела указано его местоположение в физическом архиве.

«В карточке Вы можете указать временной отрезок документов и место хранения (стеллаж, полку)».

«Печатную форму внутренней описи документов дела можно распечатать и приложить к делу».

Становится ясно, что электронная система автоматизации полезна даже для архивного хранения документов в бумажном виде, поскольку помогает экономить трудозатраты. Как следствие — позволяет держать меньшее количество сотрудников, ответственных за архив, а также — минимизирует вероятность ошибок. Упомянем еще несколько преимуществ, которые Вы получите при наличии системы электронного документооборота:

  • В системе есть возможность выполнять различные операции параллельно. Так время движения документа сокращается.
  • Непрерывность движения документа позволяет видеть, кто в данный момент является ответственным за исполнение документа.
  • Единая база информации исключает появление дублей.
  • Оперативный доступ к документам упрощает ряд операций с ними и ускоряет многие рабочие процессы.
  • Согласование документов, а вслед за ним и принятие решений существенно ускоряется.
  • Наличие однозначного ответственного лица на каждом этапе движения документа способствует повышению исполнительской дисциплины.
  • Шифрование данных и настройка прав доступа помогает охранить документы от несанкционированного использования информации.
  • При электронной регистрации и оформлении документов формирование архива происходит автоматически, без необходимости предпринимать дополнительные шаги.

Следствие — и главное преимущество использования СЭД для ведения архива — это снижение финансовых затрат на документооборот и содержание архивных подразделений. По данным нашей собственной аналитики, расходы на архивное хранение документов сокращаются на 17–72% в зависимости от размера архива и масштаба организации.

Минусы электронной системы хранения: сколько стоят архивные документы

Отметим и минусы применения системы ЭДО для ведения архива. Основной — большие вложения, необходимые для покупки ПО и внедрения системы в производство. Плюс для функционирования должным образом часто приходится идти и на апгрейт «железа» — компьютеров на рабочих местах. Но такое масштабное вложение является единоразовым: регулярное сопровождение системы уже не будет столь дорогостоящим. А финансовая экономия благодаря системе окупит инвестиции. Стоимость сопровождения системы зависит от многих факторов: от состояния ИТ-структуры компании до добросовестности сотрудников, выполняющих работы по поддержке. Часто лучше отдать сопровождение системы на аутсорсинг. Чтобы сразу посмотреть, как это и сколько стоит, зайдите в наш раздел, посвященный сопровождению программ на платформе «1С» или, проще, позвоните и получите исчерпывающую консультацию.

Уже через 5–10 лет наличие электронного архива и, тем более, наличие электронной системы управления архивом станет мастхэв для крупных предприятий и государственных организаций. И вопрос для сомневающихся: как Вы думаете, сколько документов и людей скопится в архиве вашей компании к этому времени и насколько возрастут первоначальные вложения по сравнению с сегодняшней ситуацией?..

Решение затягивать с автоматизацией в сфере хранения документов, увы, неоднозначно. Гораздо эффективнее будет сосредоточиться на выборе хорошего интегратора и поставщика ПО — вот тут грамотный подход действительно позволит сэкономить и средства, и время.

Другой минус — это необходимость обучать сотрудников. Но если учитывать этот пункт с самого начала, риск саботажа сотрудниками новой схемы работы будет минимален. На помощь придут и современные методики геймификации обучения, и опытные преподаватели (тут вернемся к вопросу о выборе компании-интегратора), и включение специалистов в проектную команду, и другие инструменты.

Сложности внедрения кратковременны, а положительный эффект от ЭДО постоянный

Все инновации предполагают временное терпение неудобств. Но в итоге Вы получаете новый эффективный инструмент, улучшаете бизнес-процессы, связанные с архивоведением, и запускаете цепочку глобальных улучшений: компания становится более современной, ускоряется клиентский сервис, повышается лояльность сотрудников и контрагентов и т. д.

Ну а самый верный и надежный способ сократить бюджет и неудобства на этапе внедрения и начала эксплуатации системы — это прийти к ЭДО еще на стадии молодой компании, при минимальных затратах и сроках внедрения.

Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — мы дадим рекомендации для вашей организации и укажем примерный бюджет внедрения системы. Посчитать точный бюджет возможно будет после предпроектного обследования — специальной процедуры, позволяющей однозначно описать состояние компании и бизнес-процессов к моменту внедрения. И эту услугу Вы тоже можете заказать у нас, без обязательства вести дальнейший проект с нами.

Остались вопросы? Звоните!

ELMA ECM+ Архив электронных документов организации

Приложение ELMA ECM+ имеет интерфейс файлового хранилища, в котором документы организованы в систему вложенных папок. Иерархия папок создается пользователями системы и образует единый архив документов организации. Такая система хранения документов обеспечивает удобство и скорость поиска, а также обеспечивает защиту информации и надежность хранения документов.

Типы документов

Одним из инструментов построения структуры документов является определение и настройка типов документов. Настройка производится в дизайнере ELMA, что позволяет создать любую структуру под нужды организации.

Для хранения различных типов электронных документов используются обычные папки. Интерфейс стандартного файлового хранилища позволяет легко ориентироваться в системе и быстро находить документы по их типам.

Типы документов

Номенклатура документов

Настройка номенклатуры подразумевает под собой создание мест регистрации, разделов, дел, а также типов документов с указанием их документопотока.

Каждое дело находится в определенном месте регистрации. Места регистрации можно создавать по количеству подразделений предприятия, ведущих независимый учет документации, что позволяет гибко настраивать параметры доступа и безопасности.

Если настроена номенклатура, то существует номер, по которому можно быстро найти документ.

Номенклатура документов

Реестры документов

Для хранения документов используется привычные папки, структура которых гибко настраивается. Дополнительно к привычным папкам типизация документов позволяет очень удобно использовать реестры документов.

Можно быстро организовать выборку по определенным критериям из всей базы, независимо от местонахождения документа.

При помощи инструмента «Папка-фильтр» можно настроить практически любую структуру реестров, необходимых для компании.

Реестры документов

Поиск документов

Выстроенная структура документов предоставляет возможность организовать атрибутивный поиск.

Также поиск нужных документов в хранилище может осуществляться по указанным реквизитам карточки документа или реквизитам регистрационной карточки. Помимо этого, можно сформировать удобные поисковые формы, используя папки-фильтры.

Поиск документов в Архиве

Как создать эффективную систему подачи документов

Как ваша файловая система? Раздражающий? Вы считаете, что это слишком сложно помните, куда идут дела? Были ли у вас проблемы с поиском определенного документа еще раз, когда вы его спрятали? У вас может быть даже три или четыре файла, содержат ту же информацию, но помечены по-разному — что за беспорядок!

Устранение проблемы

Что вызывает крах файловой системы? Скорее всего, это было не так много «система» для начала.Скорее всего, это был случайный набор отдельные файлы, которые действительно не связаны друг с другом.

Чтобы создать действительно эффективную файловую систему, вам нужно начать с плана. Просто приклеив ярлык к папке, вы ее не обрежете. Но не волнуйтесь; мы собираюсь настроить систему хранения документов, в которой можно будет разместить любой тип бумаги — домой или офис. Для расходных материалов все, что вам действительно нужно, это несколько цветов кроя 2/5. цветные вкладки папок, и некоторые подвесные папки снизу коробки

Создание категорий файлов

Посмотрите на свою текущую файловую систему (или на ту стопку бумаг, которую вы то есть хранить в течение нескольких месяцев) и начните сортировать свои документы по широким категориям.«Финансы» могут быть одним из них; «Домашние вещи» могли быть другим. На данный момент мы не сосредотачиваясь на деталях вашей файловой системы. Откровенно говоря, это не так будь то счет по кредитной карте или выписка из банка прямо сейчас. Мы будем волноваться об этих различиях позже.

Подкатегория

Выберите одну из стопок «основной категории» и давайте рассмотрим ее снова. На этот раз подумайте о том, чтобы разбить статью на более мелкие подкатегории. Для Например, вашу стопку «финансы» можно разделить на:

  • сберегательный счет
  • расчетный счет
  • студенческий кредит
  • счет кредитной карты

Будьте конкретны; не говорите просто, что это «банковские выписки».Определите, какие счет, к которому они принадлежат, и разбить каждую на отдельную кучу. Мы не хотим любые файлы, «скапливающиеся» с другими файлами — каждый получает свой отдельный папка.

Цветовое кодирование

Каждой основной категории документов должен быть присвоен свой цвет (ваш выбор) — а затем мы собираемся поместить каждую подкатегорию в отдельную висящая папка с файлами. В приведенном выше примере слово «финансы» может быть зеленым, а каждая из ваших учетных записей получает отдельную зеленую папку с файлами.Похоже на небольшой вещь, но цветовое кодирование вашей системы сэкономит вам огромное количество времени подача и получение документов.

Возможность заглядывать в ящик для файлов и видеть отдельные массивы информации выделенный цветом просто дает РАЗУМ в вашем мозгу. Когда ты знаешь, что твой финансовая секция — зеленая, секция вашего дома — синяя, а документы на машину красного цвета, вам даже не нужно думать, потому что ваша рука естественным образом переходит в правую часть вашего ящика для файлов.

Изготовление этикеток

Теперь, когда у каждого есть своя цветная папка, нам нужно пометить каждый файл.При создании ярлыков переходите от общих к конкретным. Не говори мне, что ты подаете документы на вашу «кредитную карту Visa» — назовите ее «кредитная карта: Visa». Когда вы размещаете папки в алфавитном порядке, все файлы «кредитных карт» (сколько бы их ни было) — вместе в вашем разделе «финансы».

Наша цель — хранить связанные файлы в непосредственной близости друг от друга. Сделай это снова и снова для каждой группы файлов, пока вы не пометите каждый файл в каждой основной категории.Я лично использую ярлыки Viewables®, потому что они аккуратные, легко читаемые, и я могу распечатать их со своего компьютера.

Заполнение ящика

Все, что вам нужно сделать, это разместить файлы в каждой основной категории в алфавитном порядке. заказ, а затем поместите основные категории в ящик в алфавитном порядке порядок.

Поместите цветные папки в нижние папки подвесного ящика, чтобы они оставались вертикальными. в ящике. Вырезанные вкладки 2/5 отображаются над свисающими файлами, а вкладки расположены по прямой линии для удобства чтения.

Когда вам нужно найти документ или положить что-то в папку, просто посмотрите сначала для правильной основной категории (легко идентифицируемой по обоим ярлыкам и цвет). С правильной файловой системой легко взять в руки правильный файл без долгого поиска.

, Рамона Крил

Посмотрите или послушайте, как создать эффективную систему хранения для подкаста « Keeping You Organisation «.

Как организовать офисную файловую систему

Эффективные системы хранения документов в офисе имеют решающее значение для любого бизнеса, который обрабатывает счета-фактуры, квитанции и другие записи, будь то на бумаге или в цифровом виде.Даже для предприятий, которые не имеют большого количества документов, сохранение организованности и эффективности поможет обеспечить бесперебойную работу.

Офисные файловые системы бывают всех форм, от простого ящика шкафа до сложных наборов цифровых серверов. Чтобы создать систему, которая будет работать на вас, важно знать, какие файлы наиболее важны, кому нужен доступ и как их можно легко и эффективно получить. Вот ключевые факторы.

Зачем нужна система регистрации

Правильное оформление квитанций и счетов — одна из самых важных вещей, которые малый бизнес может сделать для своего финансового здоровья.Несуществующая или запутанная система подачи документов может добавить несколько дней дополнительных усилий при уплате подоходного налога, и вы не захотите упустить налоговые вычеты из-за отсутствия квитанций. Если вы подвергнетесь проверке и не сможете вовремя предоставить необходимые документы, ваши претензии могут быть отклонены, а ваша налоговая декларация будет пересмотрена.

В зависимости от вашей отрасли вам может потребоваться вести записи в соответствии с государственными или федеральными законами, иногда в течение многих лет. Юридические бюро обязаны хранить материалы дела в течение трех лет.Бухгалтеры и компании, занимающиеся подготовкой налоговых деклараций, должны хранить налоговые декларации в течение семи лет. Строительные компании, медицинские учреждения, школы и другие учреждения несут огромную ответственность за ведение документации.

Большинство людей не думают о трудозатратах, которые они сэкономят, инвестируя в файловые системы, но по некоторым оценкам, общее количество времени, которое компании тратят на поиск неуместных файлов, составляет шесть недель в год.

Если ваш бизнес довольно прост, ваш учет может быть ограничен расчетом заработной платы и бухгалтерским учетом, но вы все равно должны иметь возможность быстро и легко работать за своим рабочим столом.

5 шагов для организации системы подачи документов

Чтобы направить себя и свой бизнес на правильный путь, выполните пять шагов, чтобы убедиться, что документы легко доступны и легко идентифицируются.

Оцените личные и офисные привычки

Подумайте, каким сотрудникам нужен доступ к файлам, где они работают и что имеет смысл в зависимости от их рабочих мест. Если вы создаете систему для себя, подумайте об эргономике, потоке вашего рабочего дня, о том, как вы перемещаетесь по офисному пространству, к чему вы можете добраться со своего рабочего стола и к какой информации вам нужен регулярный доступ, по сравнению с информацией, которую можно долго хранить в архиве. срок.Если вы создаете систему для кого-то другого, узнайте их мнение — то, что работает для одного человека, не всегда работает для другого.

Определитесь с системой подачи документов

От того, чем занимается ваш бизнес, будет зависеть, будете ли вы подавать документы в числовом, алфавитном или другом порядке. Например, вы ищете информацию о клиенте по имени или номеру счета? Вы подаете документы по категориям, таким как расходы, финансы, маркетинг и т. Д.?

Пространство не является главной проблемой для цифровых систем, но для бумажных систем важно учитывать возможности роста при рассмотрении шкафов для хранения документов; рекомендуется купить что-нибудь, чтобы вместить вдвое больше файлов, которые у вас есть сейчас.Широкие тематические категории позволят вам легко добавлять новые файлы по мере вашего роста и избавят от необходимости регулярно обновлять или реорганизовывать вашу файловую систему. Сохранение простоты также упростит интеграцию ваших бумажных и цифровых файлов в общую систему управления документами.

Расчет потребности в хранении

Если у вас есть большое количество файлов, к которым вы обращаетесь ежедневно, они должны быть у вас под рукой. Те, к которым обращаются реже, не обязательно должны находиться на вашем рабочем месте, но, возможно, должны быть рядом.Может быть комбинация. Некоторые файлы могут понадобиться ежедневно, в то время как другие можно хранить в долгосрочном хранилище подальше.

Не упускайте из виду важность доступности для сотрудников или будущих сотрудников, у которых могут быть особые потребности в мобильности. Например, для некоторых сотрудников может быть трудно получить безопасный и эффективный доступ к очень высоким шкафам.

Инвестируйте в хорошую систему маркировки

Возможность читать метки файлов кажется очевидной, но ясность в маркировке сэкономит время.Большинство компаний, производящих этикетки, предоставляют шаблоны, которые интегрируются с обычным программным обеспечением для обработки текстов. Возможно, вы захотите рассмотреть одну из небольших систем изготовления этикеток, которая также может распечатывать отдельные почтовые этикетки. Предметы, которые выполняют двойную функцию, обычно являются разумным вложением средств.

Папки для покупок

Удобные и надежные папки — это разумное вложение. Цветные подвесные папки легко доступны и легко узнаваемы. Например, если вы поместите все клиентские файлы в желтые папки, финансовую информацию в синие папки, а маркетинговую информацию в красные папки, вы сэкономите время при поиске или хранении с помощью легко идентифицируемых визуальных подсказок.

Переход без бумаги

Многие предприятия уже перешли на безбумажный офис или близко к нему. В связи с тем, что онлайн-облачные системы хранения данных и цифровые транзакции заменяют наличные, безбумажные операции могут стать новой нормой.

Даже правительственные агентства присоединяются к нам. IRS теперь принимает цифровые изображения или бумажные копии отсканированных документов, в том числе:

  • Кассовые поступления
  • Выписки с банковского счета
  • Аннулированные чеки
  • Корешки для оплаты
  • Выписки по кредитной карте

Цифровые записи должны быть четкими и разборчивыми.В противном случае IRS может потребовать предоставить оригинальные бумажные документы во время аудита или обычного запроса документации.

Если вы по-прежнему работаете по старинке, но заинтересованы в экологичности, вы можете со временем перейти на безбумажную систему. Существует множество сервисов и программных приложений, которые сканируют старые квитанции о расходах и сохраняют их вместе с другой вашей цифровой бухгалтерской информацией.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как настроить электронную систему подачи документов?

Электронные файловые системы могут быть такими же простыми, как файлы в общих сетях, таких как диск Google, сложное программное обеспечение или серверы.Те же передовые методы, которые применяются к бумажным системам, применимы и к электронным системам: установите правила именования, порядок подачи (в алфавитном порядке, хронологический и т. Д.) И хорошо организованную структуру.

Какую файловую систему вы используете для защиты конфиденциальности?

Для систем хранения бумажных документов документы должны быть под замком и под контролем персонала. Поскольку цифровые файлы обладают большей гибкостью при совместном использовании, копировании и редактировании, вам необходимо установить соответствующие уровни разрешений и доступа.В зависимости от ставок вашей компании могут потребоваться частные серверы, а не облачные системы.

Систем регистрации юридических документов: как организовать ваши файлы в 2021 году

Почему для юридических фирм важно иметь эффективные системы подачи документов? От переписки до открытия, юридические документы являются основой любой юридической фирмы. Упорядочивание и доступность этих документов может иметь огромное значение для успеха вашей юридической фирмы. Когда у вас есть хорошая юридическая система регистрации, вы можете легко находить юридические файлы и получать к ним доступ.Это делает вас более продуктивным, продуктивным и действенным юристом. Но как создать сильную файловую систему для юридических фирм?

В этом посте мы рассмотрим ключевые моменты, которые вам нужно знать для успешной организации ваших файлов в 2021 году. Мы рассмотрим основы лучших юридических систем хранения документов, например, почему вам нужна структурированная система, что делает юридическую фирму Эффективная система регистрации документов и то, как безбумажная система регистрации юридических документов может помочь вашей фирме подняться на новый уровень (облегчая вам жизнь).

Зачем нужна эффективная юридическая система подачи документов

Вы когда-нибудь расстраивались, копаясь в файлах в поисках документа? Или вы опоздали на встречу с клиентом или в суд из-за того, как долго вы искали досье? Эти сценарии можно предотвратить.Они также дают понять, что вам нужна эффективная система регистрации юридических документов, чтобы выполнять свою юридическую работу наилучшим образом, а также эффективно находить файлы и экономить время.

Если файловая система вашей юридической фирмы не имеет структуры или вы все еще имеете дело с массой бумажных файлов, переход на более эффективную юридическую систему регистрации сэкономит ваше время. В краткосрочной перспективе это упростит вам доступ к документам, когда они вам понадобятся. В долгосрочной перспективе это позволит вам работать удаленно, развивать свою фирму, не беспокоясь о физическом пространстве для хранения, и реализовывать дополнительные меры экономии времени, такие как электронные подписи.

Каковы лучшие юридические системы подачи документов?

Лучшие юридические файловые системы позволяют любому, кто работает с вами, эффективно и результативно находить нужные вам файлы. Файловая система вашей юридической фирмы должна быть простой в использовании, доступной для поиска и ориентированной на будущее. Это означает, что ваши файлы должны быть логически организованы, и вы должны иметь возможность быстро искать и находить юридические документы. Вам также необходимо разработать файловую систему, которая не устареет через год.

Как работать с бумажными файлами

Если вы имеете дело с бумажными делами, эти идеи системы юридической регистрации помогут вам организовать их:

Прежде чем вы начнете разработку своей юридической системы регистрации

Потратив время на подготовку, прежде чем вы начнете работать с файловой системой, вы сможете сэкономить много времени и избавиться от хлопот в дальнейшем.

  1. Выясните, что у вас есть. Если ваша существующая юридическая файловая система не организована, сделайте грубую инвентаризацию и отсортируйте все свои файлы. Это упрощает разработку вашей юридической системы регистрации. Вы можете сделать это, классифицируя их по переписке, ходатайствам, мольбам или даже именам клиентов.
  2. Очистить старые файлы. Проверьте правила хранения файлов в вашей юрисдикции, чтобы узнать, есть ли старые документы или файлы, от которых вы можете нести ответственность.В Нью-Йорке, например, юристы должны хранить закрытые файлы клиентов на неопределенный срок, если только клиент или третье лицо не потребуют их возврата. Но есть исключения в Нью-Йорке, где юрист может избавиться от определенных книг и записей адвоката и клиента через семь лет.

Когда вы определитесь со своими юридическими и этическими обязанностями, создайте для своей компании политику хранения файлов. Убедитесь, что вы изложили правила и политику в отношении того, что необходимо хранить и как долго, и как файлы будут утилизированы, когда это необходимо.Утилизируя ненужные файлы, где это возможно, вы можете освободить место для организации того, что действительно необходимо сохранить.

Определите файловую систему вашей юридической конторы

Когда вы будете готовы приступить к созданию более совершенной системы для организации бумажных файлов, задайте следующие вопросы и ответьте на них в качестве руководства:

Достаточно ли у вас места для хранения?

Рассмотрите ваше физическое офисное пространство: достаточно ли места для размещения всех документов и файлов? Или вам нужно больше места для офиса и / или больше мебели для хранения?

Когда дело доходит до мебели, необходим большой шкаф (или ряд шкафов), оборудованный подвесными папками.Но это может быстро привести к проблемам с физическим пространством. Если вам нужно больше мебели, какие шкафы или ящики вам нужны? Или вы можете переставить свою нынешнюю мебель?

Не забывайте думать наперед. Если ваша цель — развивать юридическую фирму, вам понадобится место для размещения дополнительных документов и файлов, которые появляются по мере роста юридической фирмы.

Как вы назовете свои файлы?

Найдите время, чтобы выбрать систему именования файлов, прежде чем начинать перенос файлов. Это определяет, как вы будете классифицировать файлы и насколько эффективно вы сможете их найти.

В зависимости от того, что наиболее удобно для вашей фирмы, вы можете упорядочить файлы по имени клиента, номеру дела или дела, дате открытия файла, имени юриста или системе числового индекса. Уилли Пикок предлагает такую ​​простую вещь, как «дата, ключевое слово, описание файла и инициалы ответственной стороны».

Помните, что доступ к файлам нужен не только вам. Итак, у вас должна быть последовательная, логичная и легкая для понимания система именования файлов.Это означает пропуск любых сокращений, которые имеют смысл только для вас.

Как вы будете идентифицировать файлы?

После того, как вы определились с именами файлов, выберите систему маркировки и идентификации файлов. Четкие идентификаторы (например, цветные метки файлов) и расширяемые файлы могут иметь большое значение для упрощения организации бумажных файлов.

Не могли бы вы перейти на цифровой формат?

Подумайте об использовании электронной юридической файловой системы. Как вы, наверное, догадались, бумажные файлы будут занимать все больше и больше места, а это будет дорого.Работа с бумажными делами сегодня становится для юристов все менее практичной и эффективной. Это особенно важно, когда пандемия или стихийное бедствие может потребовать более удаленной рабочей среды.

Почему вам следует рассмотреть возможность создания облачной файловой системы для адвокатской конторы

Мысль о переводе ваших юридических файловых систем в цифровую форму поначалу может показаться трудоемкой. Но переход в безбумажную юридическую контору может сэкономить ваше время, деньги и много усилий практически сразу и в долгосрочной перспективе.

Если ваша фирма все еще использует бумажную систему подачи юридических документов, вы можете попытаться лучше организовать свои документы. Но в конечном итоге это краткосрочное решение. Чтобы ваша юридическая фирма добилась успеха на современном рынке юридических услуг, рассмотрите возможность отказа от бумажных документов. Вот почему:

Экономьте время и увеличивайте время, затрачиваемое на оплачиваемую работу

Согласно отчету о юридических тенденциях за 2019 год , средний юрист ежедневно тратил всего 2,5 часа на оплачиваемую работу. Это означает, что большинство юристов теряют много времени на административные задачи, например на просмотр бумажных файлов.

Облачная файловая система юридической конторы переносит управление документами в облако. Это значительно снижает потребность в ручном управлении бумажными системами. Сэкономив время, вы можете посвятить больше своих ценных часов оплачиваемой работе и своим клиентам.

Работайте где угодно и когда угодно

Как показала нам пандемия COVID-19, возможность работать удаленно в качестве юриста всегда полезна, а иногда и необходима.

Когда файловая система вашей юридической конторы находится в облаке, вы можете получить доступ к документам удаленно.Это означает, что вы можете эффективно работать в офисе или дома. Эта дополнительная гибкость имеет большое значение для улучшения баланса между работой и личной жизнью и улучшения качества жизни.

Нет проблем с помещением и мебелью

Как мы упоминали ранее, большая часть управления бумажными файлами — это физическая навигация, куда вы все положите. От дорогих шкафов и ящиков до складских помещений — физическое управление файлами может быть дорогостоящим и занимать много места. Когда вы переводите свою юридическую файловую систему в цифровую форму с облачной системой управления файлами, все, что вам нужно для хранения файлов, — это ваш компьютер, что экономит деньги и пространство.

Передайте преимущества своим клиентам

Отказ от бумажных документов — это хорошо не только для вас и вашей компании. Когда вы экономите время за счет доступа к юридическим документам в цифровом формате, вы можете меньше выставлять счета своим клиентам — даже при увеличении времени, затрачиваемого на оплачиваемую работу. В зале суда возможность быстрого поиска документов с помощью облачной системы управления документами может сэкономить драгоценное время и дать вам конкурентное преимущество, что в конечном итоге принесет пользу вашим клиентам.

Тратя больше времени на значимую работу при меньших затратах с клиентов, вы улучшаете качество обслуживания клиентов и получаете больше времени для развития своего бизнеса.

Как отказаться от бумаги

Решение о внедрении безбумажной системы регистрации документов для юридических фирм — разумный выбор Вот как сделать переход к безбумажной системе как можно более плавным:

1. Фиксация.

Отказаться от бумажных документов не так сложно, как кажется, особенно если все готовы к процессу. Заставьте всю свою юридическую фирму принять участие в процессе с самого начала. Объяснение причин, по которым вы отказываетесь от бумаги (и преимуществ, которые они получат), поможет.

2. Изучите количество клиентов в Интернете.

С самого начала работать с цифровыми файлами намного проще, чем оцифровать бумажные файлы. Переключитесь на безбумажную систему приема клиентов, такую ​​как Clio Grow, чтобы начать работу с цифровыми файлами для новых клиентов. Это упростит вам организацию их файлов и с самого начала настроит их на безбумажный опыт работы с вашей юридической фирмой.

3. Имейте систему (и запишите ее).

Так же, как и в случае с бумажными файлами, наличие четкой и определенной системы хранения документов в юридической конторе имеет важное значение для успеха, когда вы отказываетесь от бумаги.Имея это в виду, создайте систему, обеспечивающую безбумажность файлов (включая конкретные процедуры и протоколы), и опишите ее в письменной форме.

Наличие вашей системы безбумажной регистрации юридических документов в письменной форме дает каждому сотруднику вашей фирмы последовательный и надежный документ, на который можно ссылаться, чтобы они могли следить за ним и использовать его должным образом, что лучше обеспечивает постоянный успех системы.

Можно ли обойтись частично безбумажным?

Если вы видите преимущества перевода вашей юридической системы в цифровой формат, но не уверены, готова ли ваша юридическая фирма, вы можете подумать о частичном безбумажном использовании.Например, использование облачного программного обеспечения для приема клиентов может сократить бумажные файлы для новых клиентов.

Однако имейте в виду, что единственный способ добиться успеха в безбумажной торговле (и действительно обеспечить будущее своей юридической конторы) — это полностью посвятить себя этому делу.

Основные инструменты для эффективных систем подачи документов

Поддержание файловой системы юридической фирмы по своей природе сложно, но правильные инструменты и технологии могут помочь сделать процесс более гладким и легким, особенно если вы переходите к безбумажной юридической системе.Вот три основных момента, которые следует учитывать:

  • Программа PDF с возможностью поиска. Одним из ключевых преимуществ перехода на цифровой формат с файловой системой вашей юридической конторы является то, что вы можете искать в юридических документах в электронном виде (вместо того, чтобы тратить время на просмотр документов). Программное обеспечение, такое как Adobe Acrobat DC или Foxit PhantomPDF, позволяет конвертировать сразу несколько файлов в мощные PDF-файлы.
  • Сканер. Если вы хотите оцифровать файлы и документы своей юридической фирмы, вам необходимо оборудование, такое как сканер.В удобном для пользователя сканере, таком как Fujitsu ScanSnap (который интегрируется с Clio для повышения эффективности), используются такие функции, как сканирование одной кнопкой, кнопки быстрого доступа, простой выбор профиля и организация документов, чтобы сделать оцифровку простым и быстрым процессом.
  • Облачное программное обеспечение для управления документами. Облачная система управления документами, такая как Clio Manage и ее программное обеспечение для управления юридическими документами, хранит ваши файлы, помогает вам организовать их, а затем позволяет вам получить к ним безопасный доступ из любого места.Благодаря неограниченному хранилищу документов (с автоматическим резервным копированием файлов) и простой функции поиска (вы можете найти нужный файл за считанные секунды с помощью поиска по ключевым словам), использование облака для вашей юридической файловой системы повысит производительность и эффективность вашей компании.

Заключение

Хорошая юридическая система подачи документов может показаться не очень привлекательной, но она может оказать огромное влияние на продуктивность, эффективность и успех вашей юридической фирмы.

Если вы потратите время на организацию и создание системы регистрации, это, несомненно, поможет улучшить ее в вашей юридической фирме.Переход на цифровые технологии с безбумажной системой — ваш лучший выбор и разумное вложение в будущее вашей юридической фирмы. Когда файлы вашей юридической фирмы хранятся без бумаги, вы можете работать удаленно. Таким образом, вы сможете быстрее и проще искать, открывать и совместно работать над юридическими документами.

Мы опубликовали это сообщение в блоге в январе 2021 г. Последнее обновление: .

Категории: Технологии

Что такое электронный файловый менеджмент? | Электронная файловая система

Электронное управление файлами или электронное управление документами — это практика импорта, хранения и управления документами и изображениями в виде компьютерных файлов.Он включает сканирование и сбор данных из бумажных документов, оцифровку файлов и возможность удаления бумажных копий. По сути, вы создаете электронную файловую систему, которая заменяет физические картотеки.

Зачем переходить на электронное управление файлами?

Болезни бумажной системы, которые устраняются или сводятся к минимуму с помощью электронной системы управления файлами, включают:

  • Слишком много времени потрачено на управление бумажными документами и их обслуживание
  • Место для хранения бумажных папок и коробок
  • Использование внешних хранилищ, что влечет за собой дополнительные расходы и задержки при извлечении
  • Риски потери документов в результате пожара, повреждения водой или другого физического повреждения

Преимущества электронной системы управления файлами

При переходе от ручных бумажных процессов к электронной файловой системе организации могут:

  • Экономия места и ресурсов, которые в противном случае потребовались бы для упорядочивания, систематизации и хранения бумаг
  • Сведите к минимуму ошибки, которые более вероятны при ручном вводе и хранении данных
  • Постоянно хранить документы и информацию, которые в противном случае могли бы быть потеряны или утеряны
  • Сократите или устраните расходы на офисные принадлежности, такие как принтеры, копировальные аппараты, бумагу, чернила и т. Д.
  • Оптимизация производительности за счет сокращения времени и усилий, необходимых для поиска информации в файлах
  • Улучшение обслуживания клиентов за счет сокращения времени отклика

Сделайте еще больше с платформой управления корпоративной информацией

Корпоративная информационная платформа позволяет организациям оптимизировать управление контентом и процессами, чтобы лучше поддерживать принятие решений и повседневные операции, и включает возможности электронного управления файлами, которые улучшают доступ к информации:

  • Сбор и хранение всех необходимых документов
  • Обеспечение доступности информации для поиска
  • Обеспечение доступа к информации с единой центральной платформы
  • Обеспечение одновременного доступа нескольких пользователей к одной и той же актуальной информации
  • Включение контроля версий
  • Обеспечение функции электронной подписи

Чтобы узнать больше об электронном управлении файлами и преимуществах решения корпоративной информационной платформы, свяжитесь с нами.

Лучшая домашняя система хранения документов.

На протяжении всей жизни вы собираетесь собирать кучу бумажных документов. Прежде чем вы это узнаете, бесконечный запас бумаг забьет ваш дом!

Представьте, что вы пытаетесь найти свои сертификаты или записи о собственности в небрежно сложенных файлах. Вы, вероятно, собираетесь перевернуть свой дом, проводя часы в поисках бумаги, которую смутно припоминаете, чтобы приносить домой. Будет чрезвычайно сложно извлечь что-то из кучи документов.

Однако с лучшей домашней файловой системой вы можете упорядочить все свои файлы, чтобы к ним можно было легко и быстро получить доступ. Это поможет вам хранить все аккуратно и безопасно, не тратя лишнего места!

AmazonBasics Expanding Organizer File Folder

AmazonBasics AMZ401 Папки с файлами

Pendaflex Подвесные папки для файлов 43 903 903 903

Лучшая система хранения документов для дома: обзоры 2021

У нас есть 10 различных систем хранения документов для дома, которые предлагают множество преимуществ в безопасном хранении ваших важных файлов.Вы никогда не потеряете свои документы, получив один из них!

1. Система хранения AmazonBasics для дома

Папка файлов расширяемого органайзера AmazonBasics дает много места для хранения файлов в порядке. Он аккуратно рассортирует их, чтобы вы могли легко их найти.

Как только вы поместите все свои вещи в эту вещь, вы обретете душевное спокойствие, зная, что вряд ли потеряете их!

Все мы знаем, насколько хрупкая бумага. Малейшее воздействие любого повреждающего элемента может их уничтожить.AmazonBasics понимает это, и поэтому они создали эту модель из прочного полимерного материала.

Он водонепроницаем, поэтому он не пропускает влагу, а также устойчив к разрыву. При хранении внутри этого устройства ваши файлы будут в максимально безопасном месте! Кроме того, это помогает носить с собой документы!

Одним из наиболее важных аспектов организации файлов является возможность их размещения таким образом, чтобы вы могли быстро получить к ним доступ. Эта бытовая файловая система рассчитана на хранение до 900 листов бумаги, что часто больше, чем вам нужно.

Вы можете по отдельности поместить похожие файлы в 13 разных карманов, чтобы хранить их в порядке.

Каждый карман снабжен выступами, куда можно вставить написанные от руки этикетки. Это поможет вам определить разделы, просто взглянув на них.

Карманы предлагают много места, давая вам много места. Для вашего удобства они увеличиваются до 7/8 дюймов.

Основные характеристики:

  • Обеспечивает безопасное хранение благодаря высокопрочной конструкции из полимерного материала.
  • Поставляется с емкостью на 900 листов для хранения всех ваших вещей.
  • Позволяет сортировать похожие документы по 13 различным разделам.
  • Карманы расширяются до 7/8 дюймов, что дает больше места для хранения.

2. Система хранения подвесных бумажных документов AmazonBasics

Если вам надоело рыться в неорганизованной и длинной бумажной работе в поисках единственного документа, этот документ может стать абсолютным благословением!

Этот подвесной органайзер для папок от AmazonBasics предназначен для безопасного и удобного хранения всех важных бумаг!

Каждый напильник имеет наконечники стержня с покрытием, позволяющие им плавно перемещаться вперед и назад.Поэтому, когда вам нужно получить доступ к файлам, вы можете быстро добраться до них и вытащить необходимые документы.

Вы будете точно знать, где хранятся ваши документы, поскольку они будут храниться в одной из 25 папок. Это потому, что каждая папка имеет настраиваемые ярлыки. Таким образом, вы сможете пометить каждый раздел по своему усмотрению.

Это позволяет вам идеально организовать все ваши диаграммы, отчеты, сертификаты и т. Д., Чтобы к ним можно было легко получить доступ позже. Больше не нужно бесцельно копаться в поисках документов с лучшей домашней файловой системой !

Кроме того, наконечники стержней позволяют аккуратно размещать папки внутри шкафов, ящиков стола и ящиков для файлов.Это сделано для улучшения возможностей организации.

Эта вещь дает достаточно места для работы с большим количеством бумаг формата Letter. Это относительно дешево по сравнению с предлагаемой ценой.

Основные характеристики:

  • Предназначен для хранения большого количества бумаг формата Letter.
  • Оснащен наконечниками стержней для удобного доступа к хранящимся документам.
  • Может устанавливаться в ящики для документов, шкафы и т.п.
  • Поставляется с настраиваемыми метками для упорядоченного разделения файлов.

3. AmazonBasics AMZ401 Система организации домашних файлов

Наша третья запись украшена еще одной инновационной системой организации домашних файлов AmazonBasics. Элегантная и простая, эта вещь позволяет вам легко спрятать все ваши важные документы в структурированном виде, чтобы они не занимали слишком много места. Многие считают ее лучшей бумажной файловой системой.

Ваши хрупкие бумаги будут храниться в прочных папках, в которых они будут храниться в целости и сохранности. Он предназначен для хранения до 100 документов формата Letter в своих папках с файлами.Приклад расширяется до ¾ дюйма, что дает вам больше места.

Как только вы его получите, вам не придется мучиться в мучениях поиска в стопках неорганизованных бумаг, чтобы найти нужную вам бумажную работу; потому что они будут сидеть внутри папок, чтобы вы могли просто потянуться и вытащить их!

Каждая папка имеет разные цвета, что позволяет хранить их отдельно. Это также упрощает идентификацию документов, чтобы вы могли быстро их найти.

Кроме того, различные вкладки положения значительно облегчат идентификацию!

Она вроде бы тонкая, но вы все равно получите от этой модели хорошее сопротивление разрыву.Таким образом, вы можете рассчитывать, что это поможет вам оставаться организованным в течение длительного времени!

Основные характеристики:

  • Поставляется со 100 папками для хранения документов формата Letter.
  • Сохраняет ваши документы в прочном чехле.
  • Имеет разные цвета и фиксаторы положения для облегчения идентификации.
  • Обеспечивает быстрый и легкий доступ к файлам для удобства.

4. Подвесные папки для файлов Pendaflex

Подвесные папки для файлов Pendaflex обеспечивают удобное хранение важных документов.Благодаря качественной сборке и аккуратным граням, он сделает регистрацию легкой и увлекательной! После того, как вы настроите его, вам больше не придется иметь дело с разбросанными бумагами.

Одна из худших вещей при случайном размещении вашей коллекции документов — это то, что она будет занимать большую часть вашего места. Ваши парты будут забиты стопками бумаг, и вам не останется места, чтобы сложить другие вещи.

Это тоже будет выглядеть некрасиво! Это то, что эта простая домашняя файловая система призвана устранить!

Вместо того, чтобы небрежно бросать свои бумаги, вы можете аккуратно спрятать их в одну из 25 подвесных папок размером с букву.

Они бывают ярких цветов, чтобы помочь вам идентифицировать каждого из них и сделать вашу картотеку еще круче! Цветные файлы на вашем столе, несомненно, будут приятно смотреть.

Благодаря этикеткам и вставкам для печати вы всегда будете точно знать, где искать конкретные документы. Вам не придется выливать их все и проверять по одному!

Основные особенности:

  • Яркие цвета сделают ваше пространство более ярким.
  • Каждая коробка содержит 25 папок для бумаги формата Letter.
  • Обеспечивает простую идентификацию с помощью этикеток и вставок для печати.
  • Более светлые цвета салона помогают избежать случайных ошибок.

5. Организатор подвесных файлов SimpleHouseware Mesh

Этот органайзер для подвесных файлов SimpleHouseware Mesh предназначен для экономии места и сохранения ваших организованных файлов в пределах досягаемости. К нему очень легко получить доступ, и вы можете хранить его где угодно. Ваше рабочее место станет еще более профессиональным!

Он оснащает ваш дом или рабочее место эффективным способом безопасного хранения всех ваших документов.Есть веская причина, по которой люди считают, что это одна из лучших систем личной документации .

Прочная сетчатая конструкция из стали придает ей невероятную долговечность. Приятная черная отделка делает его более привлекательным.

Эта штука прекрасно держит висящие файлы с размером письма, отделенные друг от друга, что позволяет легко до них дотянуться. Вы можете мгновенно вставлять и выдвигать их!

Его можно разместить на любой плоской поверхности. К тому же, если вам нужно сменить позу, вы можете сделать все сами!

Внизу этого продукта вы найдете умно установленные резиновые ножки.Они защитят ваш стол от царапин, а также предотвратят скольжение всего устройства.

Благодаря простоте сборки, вы можете организовать свои файлы за короткое время, чтобы, наконец, избавиться от лишних бумаг!

Единственным недостатком этого является то, что не включаются висящие папки с файлами. Придется покупать их отдельно. Тем не менее, он предлагает впечатляющие решения по экономии места и организации!

Основные особенности:

  • Предназначен для хранения файлов формата Letter.
  • Спортивная стальная конструкция для повышенной прочности.
  • Поставляется с резиновыми ножками для безопасного размещения на столе.
  • Сверхлегкая сборка и быстрый доступ к файлам.

6. Противопожарная система хранения документов ENGPOW

Если вы беспокоитесь о сохранности своих бумаг, расширяющаяся папка для файлов ENGPOW может стать для вас фантастическим выбором. Помимо того, что ваши документы будут систематизированы, это также предотвратит их повреждение огнем и водой.Вы можете спать спокойно, зная, что ваши драгоценности надежно спрятаны!

Двухслойная конструкция из высококачественного огнестойкого стекловолокна, покрытого жидким силиконом, делает его чрезвычайно прочным.

В том случае, если эта вещь вступит в контакт с огнем, ваши файлы останутся нетронутыми и будут защищены от огня внутри коробки. Он с легкостью выдерживает температуру до 1832 ° F!

Организация вашей работы с документами станет легким занятием благодаря 13 отдельным карманам, каждый из которых имеет свой индивидуальный цвет.

В эту расширяющуюся папку вы без проблем поместите до 600 листов! Таким образом, вы больше не увидите груды бумаг, разбросанных неорганизованно.

Вместо этого они будут помещены в эту элегантную и стильную систему для организации домашних файлов . Благодаря цветным меткам поиск объектов не займет много времени.

Они служат в качестве маркировки, указывающей, где находятся определенные документы. Так что вам не придется часами возиться, пытаясь что-то найти!

Благодаря огнестойкой застежке-молнии вы можете свободно носить ее с собой.Он довольно легкий, поэтому портативность — еще одно преимущество этого устройства.

Обеспечивая надежную защиту, позволяя вам держать все в порядке, неудивительно, что многие люди считают ее лучшей файловой системой для дома .

Основные характеристики:

  • Обеспечивает отличную защиту от огня и воды.
  • Сохраняет ваши файлы в порядке с максимальной эффективностью.
  • Поставляется с цветными этикетками для легкой и быстрой идентификации.
  • Имеет 13 разноцветных карманов для хранения до 600 листов.

7. YAOSSI File Folder Organizer / 24 кармана

YAOSSI предлагает одно из уникальных решений для хранения домашних файлов с его невероятной вместимостью, привлекательным дизайном и надежной защитой. Он также отлично подходит для использования в офисе и школе.

Эта вещь направлена ​​исключительно на то, чтобы упростить хранение ваших файлов в аккуратной организации, чтобы вы получали удовольствие от работы с печатными документами.

Благодаря огромной емкости в 3000 листов вам придется меньше тратить на покупку нескольких коробок. Благодаря 24 карманам вы можете легко разделить файлы для безупречной организации. Поскольку он увеличивается до 1,2 дюйма, у вас будет достаточно места в каждом кармане.

Многоцветные этикетки очень помогают в ускорении идентификации и доступа. Вы можете написать на вкладках, чтобы легко их классифицировать. К тому же цвета делают эту вещь красивой.

Эта папка для файлов отличается прочной конструкцией из исключительно прочных материалов из полиэстера 700D и полипропилена.В результате он полностью устойчив к разрыву и водонепроницаем, что обеспечивает максимальную защиту вашим важным документам.

Благодаря уникальному дизайну переплета стежки никогда не отпадут!

Угловые швы с усиленными стежками имеют металлические гофрированные углы, что делает его устойчивым к разрыву, деформации и растрескиванию. Благодаря прочному сцеплению этот блок не расколется слишком быстро, что обеспечит более длительный срок службы.

Основные характеристики:

  • Разработан из сверхпрочных и водостойких материалов.
  • Предлагает огромную емкость для хранения большого количества объектов.
  • Поставляется с 24 карманами для хранения файлов отдельно друг от друга.
  • хваставство многоцветные этикетки, так что вы можете определить файлы быстрее.

8. CNK Accordian Personal Filing Systems

Организатор файлов CNK Accordian крепок снаружи и умен внутри. Он идеально подходит для тех, кто хочет организовать свою жизнь, упорядочив личные документы.Внутри этой штуки все будет в целости и сохранности.

Для вашего удобства в комплекте 24 кармана, что позволяет классифицировать документы по своему вкусу. Вы легко можете уложить около 1000 листов формата Letter и A4. Вставка и вытягивание бумаг будет гладкой и беспроблемной.

Внешний слой мешка изготовлен из вспененного полипропилена, который не имеет запаха, водонепроницаем и устойчив к разрыву! Таким образом, ничто не проникнет в этот продукт и не повредит ваши драгоценные документы.Сверху находится прочная ручка для переноски, которая позволяет вам свободно перемещаться с ней.

Кроме того, две овальные застежки обеспечивают надежный запорный механизм, предотвращающий случайное открывание. Независимо от того, сидит ли он спокойно в выбранном вами месте или во время транспортировки, крышка останется закрытой!

Карманы имеют стильные язычки, позволяющие легко маркировать и классифицировать их. Они большие и четкие, поэтому проблем с видимостью не будет. В результате вы никогда не потеряете информацию о местонахождении каждого из ваших файлов.

Основные характеристики:

  • Особенности 24 отдельных самоклеящихся кармана для хранения 1000 бумаг.
  • Хранит все в сверхпрочном футляре, обеспечивающем отличную защиту.
  • Поставляется с застежками для закрытия крышки.
  • Предназначен для удобной переноски с прочной ручкой.

9. Расширяющиеся папки для файлов EOOUT, 8 шт.

EOOUT предоставляет вам восемь расширяемых папок для файлов для эффективной организации личных и официальных документов.Эта довольно простая домашняя файловая система имеет яркий и красочный дизайн, чтобы вы могли с удовольствием хранить свои файлы. Он предлагает быструю вставку и удаление ваших бумаг!

Эта вещь предназначена для работы с бумагами формата Letter и A4 большой емкости. Каждая папка имеет пять карманов с большим количеством места, что позволяет легко разделить документы и хранить их в структурированном виде. Это, несомненно, сделает вашу жизнь более организованной, если вы позаботитесь о ваших документах!

Ваши вещи будут храниться в жестких слоях из высококачественного полипропилена.Таким образом, этот водостойкий и устойчивый к разрывам предмет гарантирует, что ничто не повредит вашим документам. Благодаря конструкции с застежкой-кнопкой, ваши файлы также будут защищены от падения.

С добавлением 8 листов самоклеящихся этикеток 64 разных цветов вам будет очень легко классифицировать документы.

После классификации и присвоения ярлыков вы сможете определить местонахождение каждого файла, просто взглянув на него. Он обязательно останется с вами на долгие годы, помогая вам оставаться организованным!

Основные характеристики:

  • Изготовлен из высококачественного пластика PP, который увеличивает срок службы.
  • Позволяет эффективно организовывать несколько папок и карманов.
  • Хранит файлы в надежном месте с помощью системы закрытия на кнопках.
  • Поставляется с 8 листами самоклеящихся этикеток для облегчения организации.

10. Папки для подвесных файлов ABClife Организатор файлов формата Letter

Организатор подвесных файлов ABClife возьмет все ваши важные документы, надежно сохранит их и быстро представит вам, когда они вам понадобятся!

Это поможет вам уберечь свои парты и другие места от стопок бумаг без категорий, которые торчат, как больные пальцы!

Эта вещь изготовлена ​​из экологически чистых материалов, прочных и надежных.Итак, прежде всего, вы контролируете безопасность окружающей среды!

Кроме того, он выглядит стильно и со вкусом, поэтому систематизация файлов не должна быть утомительной работой!

Спортивные выдвижные крючки, вы можете свободно повесить это устройство в своем шкафу, чтобы сэкономить место. Он поставляется в упаковках по 5 штук, поэтому вы сможете хранить большое количество бумаг.

С 40 регулируемыми вкладками вы можете настроить организацию по своему усмотрению. Вы сможете получить доступ к любому файлу и сразу же извлечь его, как только он будет помечен.

Производитель поддерживает свою продукцию, предлагая 100% гарантию. Вы можете ожидать от них выдающегося послепродажного обслуживания.

Это довольно дешево, поэтому вы получите высокоэффективный органайзер, не повредив кошелек или банковский счет! Терять особо нечего!

Основные характеристики:

  • Поставляется с новым радужным дизайном, обеспечивающим привлекательный внешний вид.
  • Изготовлен из прочных и экологически чистых материалов.
  • Предлагает большую вместимость для ухода за большинством ваших вещей.
  • Обеспечивает эффективную организацию с помощью 40 регулируемых вкладок.

Сравнительная таблица для Top Home Filing System

7777

9064 903 9034 9034 9077 9035 AmazonBasics 9035

Pendaflex Hanging File Folders

SimpleHouseware Mesh Hanging File Organizer

Mesh Hanging File Organizer 9034

Mesh Hanging File Organizer

Организатор файлов CNK Accordian

8 папок, каждая с 5 карманами ABB Подвесные папки для файлов Clife

Подвесные папки для файлов Accordian

5 шт., Каждая с 7 карманами

Лучшая система хранения документов для дома Руководство по покупке

Системы хранения документов идентичны друг другу , хотя некоторые из них имеют другой дизайн.Папки с файлами довольно распространены в офисах и школах, поэтому вы можете подумать, что все они похожи по качеству и эффективности. Что ж, вы не могли быть далеко от истины!

Если вы хотите воспользоваться всеми преимуществами файловой системы дома, вы должны найти лучшую домашнюю файловую систему на рынке. Мы расскажем, как его выбрать. Вот ключевые особенности, которые вы должны учитывать:

Емкость

Емкость — это первое, что вы хотите проверить, прежде чем выбрать домашнюю файловую систему.

Некоторые из них имеют большой размер, что позволяет хранить огромное количество бумаги, а другие предназначены для работы с небольшой загрузкой. Большие обычно имеют больше карманов и стоят дороже.

Помимо проверки вместимости, вы также можете проверить размер бумаги, для которой подходит ваша предпочтительная система хранения. Большинство из них предназначены для работы с бумагами формата Letter и A4.

Долговечность

Превосходная долговечность позволяет продукту обеспечивать длительное обслуживание и защиту ваших важных документов.Итак, обязательно узнайте, из чего он сделан.

Лучшая файловая система для дома — это система, созданная из сверхпрочных материалов, которые могут противостоять разрывам, поломкам и повреждениям, таким как вода и огонь.

Система домашнего архива Тип

Система домашнего архива доступна в различных типах. Вы захотите выбрать тот, который вам больше всего подходит.

Самый распространенный тип — это расширяющийся тип, который дает больше места. Он расширяется до нескольких дюймов, чтобы вы могли аккуратно помещать в него больше предметов.

Другой популярный тип — это подвесные папки с файлами. Они поставляются с определенными механизмами, позволяющими повесить их в картотечные шкафы, коробки, ящики и т. Д. Если вы предпочитаете скрывать их, вам больше подойдут подвесные.

Стиль папки с файлами

Наиболее распространенными стилями папок с файлами являются цветные папки с файлами, папки с файлами в манильском стиле и папки с файлами Kraft. Вы можете выбрать любой из них, который больше всего соответствует вашим предпочтениям.

Во-первых, цветные имеют радужные оттенки, чтобы легко организовывать и различать файлы на основе визуальных подсказок.

Если вы хотите защитить только что напечатанные документы от смазывания и размазывания, лучше всего выбрать стиль крафт. Папки Manila предлагают максимальную защиту, поскольку они обладают удивительной прочностью.

Доступность

В дополнение к упорядочению ваших вещей вам понадобится быстрый доступ к ним. Нет смысла организовывать их, если вы не можете добраться до них достаточно быстро. Итак, вы должны убедиться, что ваша файловая система обеспечивает легкий доступ.

Людей также спрашивали (FAQ)

Зачем мне нужна домашняя файловая система?

Вы будете завалены стопками бумаг, если не будете их организовывать.Лучший способ сделать это — положиться на хорошую домашнюю файловую систему!

Как быстро найти определенные документы в файле?

Это не должно быть сложной задачей, если вы правильно пометили файлы. Вы можете прочитать этикетки, чтобы почти мгновенно определить, где именно находится ваша конкретная бумага.

Каков стандартный размер файловой папки?

Стандартный размер папки с файлами составляет около 9 x 12 дюймов. Большинство файловых систем рассчитаны на этот размер.

Обеспечивает ли система хранения документов защиту от огня?

Ну, это не стандартная функция, но некоторые из них сделаны из огнестойких материалов, таких как « ENGPOW Fireproof Expanding File Folder Organizer ».

Что делает хорошую файловую систему?

Вам нужно что-то, что предлагает простоту, надежность и доступность. Это позволит вам легко и эффективно организовать вещи, а также обеспечит достойную защиту.

Заключительные слова

У вас наверняка возникнут проблемы, если вы не систематизируете свои документы и не оставите их разбросанными.

С лучшей домашней файловой системой вы можете легко предотвратить это.

Он защитит ваши файлы, поможет вам быстрее находить и получать к ним доступ, а также сэкономит ваше место, и все это без необходимости тратить целое состояние!

6 простых шагов для создания файловой системы, удобной для СДВГ

Создание файловой системы, в которой хранятся ваши документы, даст вам уверенность в том, что вы сможете быстро и легко найти все свои важные документы.Это может показаться очевидным для человека, у которого нет СДВГ; однако, когда вы живете с СДВГ, стопки бумаг, страх и тревожные поиски часто идут рука об руку, когда вы ищете определенный лист бумаги.

Создание и поддержка системы хранения документов, которая дает вам душевное спокойствие, — это время, потраченное не зря. Одна вещь, которая мешает людям с СДВГ создать файловую систему, — это то, что она может казаться подавляющей.

Создание файловой системы, удобной для СДВГ

Итак, вот 6 простых шагов для создания файловой системы, удобной для СДВГ.

Выберите шкаф для папок, который вам нравится . Вы с большей вероятностью воспользуетесь файловой системой, если вам нравится, как выглядит шкаф. Выберите тот, который подходит к вашему домашнему убранству и индивидуальности. Если вы не знаете, сколько ящиков вам понадобится, создайте систему тренировок, используя ящики банкира. Поместите файлы для подвешивания в коробки и проверьте их в течение 1 или 2 месяцев, прежде чем покупать мебель.

Подвесные папки . Каждой файловой системе нужны подвесные папки.Создайте одну подвесную папку для каждой темы, например, «Выписки по счету за 2016 год». Соответствующие документы могут попасть прямо в подвесную папку; им не нужно сначала переходить в отдельную папку.

Этикетки . Четко пометьте каждую висящую папку. Вы можете написать свои этикетки, распечатать их или использовать этикетировщик. Если вы не можете прочитать этикетку или забыть пометить папку, легко поместить документы в неправильное место, и тогда файловая система перестает быть полезной. То, что вы напишите на этикетке, — ваш выбор.Делайте это так, чтобы вы могли быстро найти то, что ищете. Например, вы можете написать «банковские выписки», название банка или что-то еще, что имеет для вас значение.

Организация папок . Наличие СДВГ означает, что ваше мышление является творческим, а не линейным, и то, как вы организовываете свой картотечный шкаф, может это отражать. Ваша файловая система не должна быть организована в алфавитном порядке! Вы можете сгруппировать все свои финансовые папки вместе, все ваши медицинские папки вместе или другим способом, который вам кажется логичным.

Используйте цвет . Использование цвета в вашей файловой системе — отличная идея. Люди с СДВГ очень наглядны, поэтому использование ярко раскрашенных папок сделает вашу файловую систему более привлекательной. Если вы сгруппируете похожие предметы в папки одного цвета, это также поможет вам быстро их найти. Например, у вас могут быть все красные папки, связанные с финансовыми темами.

Сохраняйте порядок папок . Не переполняйте папки! Негабаритные папки затруднят использование файловой системы, потому что будет сложно добавлять новые документы.В результате у вас может возникнуть соблазн отказаться от файловой системы.

Если ваши папки становятся большими, вот что делать:

  • Уничтожайте ненужные документы . Например: уничтожайте счета по кредитным картам сразу после оплаты; уничтожать счета, банковские выписки, зарплаты / квитанции о заработной плате через год или после получения выписки W-2 за этот налоговый год; уничтожить инвестиционную документацию и налоговые документы через семь лет; и измельчите товарные квитанции по истечении срока гарантии или до тех пор, пока вы не узнаете, что возвращать товар не нужно
  • Разделите тему на более мелкие темы .Например, вместо того, чтобы помещать все налоговые файлы в одну папку с надписью «Налоги», создайте отдельные папки для каждого налогового года (например, «Налоги 2016», «Налоги 2015», «Налоги 2013»)
  • Помещайте только важные документы в папку . Например, когда вы получаете счет, положите его в папку после оплаты, но не кладите и конверт, в котором он был.

Настроить электронную файловую систему . Накопление бумаги может стать непосильным для людей с СДВГ, поэтому еще один вариант — создать электронную систему хранения документов.Вам понадобится сканер, компьютер и внешний жесткий диск для резервного копирования файлов. Отсканируйте каждый документ и сохраните его в папке на вашем компьютере с пометкой для разных типов документов (счета, налоги, ремонт дома и т. Д.). Добавление месяца и года в конце названия документа также может помочь вам упорядочить вещи по дате; например Utilitybill_Nov2002.pdf. Также существует множество приложений, которые помогут вам сканировать, хранить и управлять документами прямо на вашем смартфоне или планшете.

Искусство подачи — Тренинг по тайм-менеджменту от MindTools.com

Управление документами … и ваше время

© iStockphoto
Elenathewise

Подача документов — важный навык!

Вы когда-нибудь заставляли клиента или начальника ждать у телефона, пока вы обыскивали груды бумаг на своем столе в поисках важного документа? Если да, то ваш начальник или ваш клиент могут не иметь о вас хорошего мнения, потому что в ключевой встрече вы их подвели.

И если ваша работа — помогать людям, сколько времени других людей вы тратите, если не можете найти нужные документы и бумаги, когда они вам нужны?

Вы обязаны эффективно подавать документы, как бы скучно это ни казалось.Представьте себе, насколько это было бы впечатляюще, если бы — когда вас спросили — вы бы улыбнулись, получили доступ к хорошо организованной файловой системе, сразу нашли документ и быстро дали ответ!

Управление временем

Даже в эпоху электронной почты и Интернета мы все еще имеем дело с большим количеством бумажных документов и файлов. Со всех сторон поступает поток данных, которые нам нужно обработать и, как правило, сохранить для последующего извлечения. Мы хотим иметь возможность получить нужную нам информацию — в нужный момент, когда она нам нужна — чтобы ее можно было использовать для дальнейшего анализа или написания отчетов, или, возможно, для создания презентации.

Однако слишком часто мы тратим свое собственное время (а часто и время других людей) на поиск данных, которые на самом деле находятся где-то на нашем столе или в офисном картотеке. Это усиливает стресс и делает задачу использования данных более сложной, чем это должно быть. Поэтому нам нужно стать более организованными и эффективными в управлении файлами, если мы собираемся выполнять свою работу своевременно.

Эффективное управление информацией

Когда вы получаете документ от коллеги, продавца или покупателя, возникает соблазн «просто отложить его» в стопку на вашем столе или в ящике.«Хм. Выглядит интересно, но я рассмотрю это позже, когда у меня будет больше времени». Звучит знакомо? Через некоторое время накапливается много таких документов, что приводит к большому беспорядку. Маловероятно, что вы когда-нибудь найдете время, чтобы вернуться и систематизировать всю эту информацию, особенно с учетом того, что вы обычно находитесь под давлением других вещей.

Вы можете потратить часы драгоценного времени на поиск документов, которые вы куда-то спрятали, потому что легко забыть, куда вы их положили, или даже забыть, что этот документ у вас изначально.Итак, как вы можете упростить свою работу? Научитесь лучше управлять файлами.

Эффективное управление файлами

Эффективное хранение сводится к следующему: хранить информацию в папках — по категориям и в понятной для вас последовательности.

Вот несколько советов по управлению файлами:

  • Избегайте сохранения ненужных документов — Не делайте привычки сохранять все, что попадется к вам. Потратьте несколько секунд, чтобы просмотреть содержимое, и сохраните файл, только если он имеет отношение к вашей работе.Наличие слишком большого количества ненужных документов создает беспорядок и затрудняет поиск вещей в будущем. Будьте избирательны в том, что вы оставляете!
  • Следуйте единому методу именования файлов и папок — Например, разделите основную папку на подпапки для клиентов, поставщиков и сотрудников. Дайте сокращенные имена, чтобы определить, к чему или к кому относятся папки. Более того, вы даже можете придать другой вид или просмотреть разные категории папок — это поможет легко отличить их с первого взгляда.
  • Хранить связанные документы вместе, независимо от их типа — Например, хранить отчеты, письма, заметки к презентациям, электронные таблицы и графику, относящиеся к конкретному проекту, в одной папке — вместо того, чтобы иметь одну папку для презентаций для всех проектов, другую папку для таблиц для всех проектов и т. д. Таким образом, гораздо быстрее найти документы для конкретного проекта.
  • Отделить текущую работу от выполненной — Некоторые люди предпочитают держать текущую или текущую работу на своем столе до тех пор, пока работа не будет завершена.Затем, когда это будет сделано, они перемещают его в соответствующее место, где хранятся файлы той же категории. Периодически (например, еженедельно или каждые две недели) перемещайте файлы, над которыми вы больше не работаете, в папки, где хранится ваша выполненная работа.
  • Избегайте переполнения папок — Если у вас большое количество файлов в одной папке или большое количество подпапок в основной папке, разбейте их на более мелкие группы (подпапки или подпапки). Например, вы можете разделить папку «Бизнес-план» на подпапки «BP2008», «BP2009» и «BP2010».Аналогичным образом вы можете разделить папку для клиента с именем Delta Traders на подпапки с именами «Презентации продаж Delta Traders» и «Контракты Delta Traders». Идея состоит в том, чтобы поместить каждый файл в логическую папку или подпапку, а не иметь один огромный список файлов.

    Сказав это, обычно нет смысла создавать папку для менее чем примерно пяти документов.

  • Создание цифровых копий бумажных документов с помощью сканера — Это полезно, если у вас мало места для хранения бумажных документов или если вы хотите архивировать документы, не уничтожая их полностью.(Это не подходит для всех типов документов, например, с юридическими контрактами или документов с оригинальными подписями. Так что используйте здесь свое здравое суждение.)
Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Приоритет файлов для действий

Воспользуйтесь этими подходами, настроив управление файлами.Это поможет вам расставить приоритеты в работе, что повысит эффективность.

  • Упорядочивайте документы по датам — Напишите дату на документе. Это поможет вам упорядочить документы по дате, не открывая папку и не просматривая все документы.
  • Используйте файлы «Tickler» — Файлы Tickler, также известные как метод «43 папки» , представляют собой уникальную систему, которая используется многими людьми для организации файлов. Создайте 12 папок (по одной на каждый месяц года) и дополнительную 31 подпапку (на каждый день месяца).Заполните каждую папку документами, с которыми вам нужно работать в этот день. В начале каждого дня открывайте папку этого дня. Выньте все элементы из папки и переместите их в папку «сегодня» или на рабочий стол. Затем переместите пустую папку в соответствующий слот на следующий месяц. Если вы не можете выполнить некоторые задания к концу дня, перенесите их в папку на следующий удобный день. Эта система управления файлами помогает вам отслеживать все, что вам нужно сделать, а также выполняет функцию дневника.
Совет:

Чтобы любая система была полезной и эффективной, она также должна быть удобной для вас. В некоторой степени это зависит от характера вашего бизнеса или выполняемой вами работы. Итак, хотя универсального решения для управления файлами не существует, вы, вероятно, получите прибыль, воспользовавшись некоторыми из этих советов по управлению файлами и настроив их так, чтобы они наилучшим образом соответствовали вашим потребностям.

Ключевые моменты

Вы теряете слишком много времени на поиск нужных файлов в беспорядке на столе? А когда вы находитесь под давлением, можете ли вы быстро и легко получить информацию?

Тратить драгоценное время на поиск документов может лишить вас удовольствия от любой творческой работы, которую вы, возможно, делаете, и это также увеличивает ваш уровень стресса.Простые хорошие привычки управления файлами могут значительно упростить вашу рабочую жизнь!

Примени это к своей жизни

Мы знаем, что это скучно, но вы знаете, что это нужно делать!

Освободите час в своем расписании где-нибудь на следующей неделе и настройте свою файловую систему!

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *